Mit der Anmeldung eines Gewerbes, egal welcher Art, gehen steuerliche Pflichten bzw. Aufgaben einher, mit denen man sich im Angestelltenverhältnis nicht auseinandersetzen muss. Dazu gehört beispielsweise die verpflichtende Abgabe einer Steuererklärung, in welcher alle Einnahmen und Ausgaben im entsprechenden Format dokumentiert werden, sodass die zu zahlende Steuer berechnet werden kann. Damit dieser Prozess möglichst einfach umgesetzt werden kann und einem selbst sowie dem Steuerberater wenig Aufwand verursacht, braucht es eine sauber geführte Buchhaltung, die man im besten Fall mit einem geeigneten Buchhaltungstool weitgehend automatisiert erledigt.
Es gibt unzählige Geschäftsmodelle, die jeweils unterschiedliche Arten von Transaktionen verursachen. Es macht buchhalterisch einen Unterschied, ob z.B. Geld aus dem Ausland kommt, ob es sich bei den Einnahmen um Verkäufe (z.B. Amazon FBA), Dienstleistungen/Lizenzgebühren (z.B. Amazon MBA) oder Bargeldgeschäfte handelt. Dadurch ist es quasi unmöglich, auf passende Buchhaltungstools zu verzichten, in denen die entsprechenden Regelungen automatisch und im richtigen Format umgesetzt werden, ohne dass man sich im Vorfeld stundenlang mit dem Thema auseinandersetzen muss.
Um noch besser zu verstehen, wieso ein Buchhaltungstool für Selbstständige bzw. Unternehmer so wichtig ist, geht es im nächsten Abschnitt nochmal darum, welche Aufgaben im Bereich der Buchhaltung eigentlich anfallen. Wer sich noch nicht mit Buchhaltung auseinandergesetzt hat, kurz vor der Gründung steht oder noch nichts von GoBD-Konformität gehört hat, sollte dieses Kapitel unbedingt lesen. Wer sich ausschließlich über das Tool Lexoffice informieren möchte, kann den nächsten Abschnitt überspringen.
Wieso ist ein Buchhaltungstool wie Lexoffice wichtig?
Anders als im Angestelltenverhältnis ist man als Gewerbetreibender selbst für seine Einnahmen verantwortlich. Man hat also Kunden, denen man ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft und im Gegenzug einen Geldbetrag erhält. Dieser muss natürlich versteuert bzw. in der Steuererklärung dargestellt werden. Dasselbe gilt für geschäftliche Ausgaben, da sich diese steuermindernd auswirken.
Natürlich reicht es nicht, dem Finanzamt am Ende des Jahres eine selbst verfasst Liste aller Einnahmen und Ausgaben zu schicken. Es gibt einheitlich geltende Formate und Richtlinien, an die man sich bei seiner Buchhaltung halten muss. Dazu gehört erst einmal, dass jede Transaktion anhand einer Rechnung nachgewiesen werden muss.
Das ist auch schon die erste Aufgabe in der Buchhaltung. Sobald man etwas verkauft bzw. Geld verdient, muss man dem entsprechenden Kunden eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen. Ordnungsgemäß bedeutet, dass die Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt (z.B. Rechnungsnummer und vollständige Firmendaten).
Auf der anderen Seite müssen alle Rechnungen aufgehoben und GoBD-Konform archiviert werden, die man von anderen Unternehmen bei geschäftlichen Ausgaben erhält. GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.”
Würde man seine Buchhaltung manuell erledigen, müsste man sich diese Richtlinien genau durchlesen und hätte anschließend einen sehr hohen Aufwand. Buchhaltungstools arbeiten hingegen GoBD-Konform und halten alle Richtlinien automatisch ein, ohne dass man sich überhaupt mit dem Thema auseinandersetzen muss.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Umsatzsteuer, die für alle Selbstständigen ohne Kleinunternehmerregelung eine wichtige Rolle spielt. Diese müssen auf ihre Umsätze nämlich 19 % Umsatzsteuer zahlen, erhalten aber im Gegenzug die gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) auf alle Geschäftsausgaben zurück.
Ermittelt wird die zu zahlende oder zu erstattende Umsatzsteuer mit der Umsatzsteuervoranmeldung. Das ist ebenfalls ein Dokument, in welchem alle Umsätze und Ausgaben aufgelistet werden. Im Gegensatz zur Steuererklärung wird die Umsatzsteuervoranmeldung zunächst monatlich abgegeben und kann automatisiert vom Buchhaltungstool erstellt und versendet werden.
All diese Aufgaben fallen ohne Tool auf einen selbst oder den Steuerberater zurück, was entweder sehr in die Zeit oder ins Geld geht. Dasselbe gilt für die Steuererklärung, für deren Erstellung man ohnehin einen Steuerberater hinzuziehen muss, der mit entsprechender Vorarbeit deutlich weniger Aufwand hat und sich alle relevante Daten direkt aus dem Tool ziehen kann.
Das waren nur ein paar, der vielen Vorteile eines Buchhaltungstools. Wer sich erstmal noch tiefer in die Thematik einarbeiten möchte, findet in folgendem Artikel weitere Informationen zum Thema Steuern und Buchhaltung, besonders für E-Commerce und Amazon FBA: Steuern im Überblick
Lexoffice vorgestellt: Das Buchhaltungstool im Überblick
Lexoffice ist ein Produkt der Haufe-Gruppe, einem großen Unternehmen aus Freiburg. Ein Vorteil an der Größe von Lexoffice bzw. dem Mutterunternehmen ist, dass es viele Kooperations- und Fördermöglichkeiten durch verschiedene Eigenmarken gibt. In Zusammenhang mit Lexrocket erhält man Lexoffice beispielsweise 12 Monate kostenlos, wenn das Unternehmen noch kein Jahr alt ist. Auch der Geschäftskonten-Anbieter Kontist gehört zur Haufe Group und bietet ein vergünstigtes Kombipaket inkl. Lexoffice an.
Tipp: Auch wenn man das Tool nicht abonniert hat, stehen einem viele Vorlagen (u.a. Rechnungen, Angebote, Quittung) zum Download zur Verfügung.
Einblick in alle Lexoffice Funktionen
Die Funktionen von Lexoffice sind ziemlich umfangreich und es stehen einem verschiedene Preismodelle mit jeweils unterschiedlichen Dienstleistungen zur Verfügung. Insgesamt gibt es vier Pakete zwischen 5,90 € und 24,90 €. Parallel dazu können verschiedene Erweiterungen hinzugebucht werden.
Lexoffice Paket S
Das kleinste Paket von Lexoffice kostet 5,90 € und bietet buchhalterische Basisfunktionen. Das heißt, es können Belege importiert und GoBD-Konform abgespeichert werden, sofern es sich um Eingangsrechnungen oder über ein anderes Tool erstellte Ausgangsrechnungen handelt. Damit lohnt sich das kleinste Paket vor allem, wenn man noch sehr wenig Ausgangsrechnungen schreibt (manuelle Erstellung über Vorlage ausreichend), Kleinunternehmer ist oder sich in der Gründungsphase ohne Einkünfte befindet.
Durch die Kontoanbindung und den automatischen Zahlungsabgleich, werden alle aus- und eingehenden Transaktionen automatisiert mit abgespeicherten Belegen abgeglichen, wodurch man immer den Überblick über seine Finanzen behält und offene Rechnungen schnell identifizieren kann. Durch eine Anbindung an verschiedene Mailanbieter, können Rechnungen aus E-Mails ebenfalls automatisiert übertragen werden.
Auch wenn der buchhalterische Aufwand am Anfang nicht besonders hoch ist, muss GoBD-Konformität gewährleistet werden. Es ist daher auf jeden Fall zu empfehlen, direkt nach der Gründung mit der Buchhaltung über ein Tool zu beginnen und den Punkt GoBD zumindest durch das Basispaket abzudecken. Wer als Einzelunternehmer ohne KU (Kleinunternehmerregelung) noch keine oder wenig Einnahmen erzielt, kann die Umsatzsteuervoranmeldung auch erstmal selbst über ELSTER erstellen. Dafür gibt es gute Tutorials auf YouTube. Der Steuerberaterzugang ist ebenfalls im kleinsten Paket enthalten, allerdings ist es ziemlich unwahrscheinlich, dass man bis zur ersten Steuererklärung mit Paket S auskommen wird.
Lexoffice Paket M
Paket M kostet monatlich 9,90 € und beinhaltet weitere Funktionen rund um Rechnungen, Auftragsbearbeitung und Mahnungen. Korrekt erstellte Ausgangsrechnungen sind enorm wichtig für die eigene Buchhaltung, aber auch für B2B-Kunden. Mit Lexoffice können Rechnungen in wenigen Minuten erstellt und direkt aus dem Tool abgeschickt werden. Dabei wird automatisch darauf geachtet, dass alle Anforderungen eingehalten werden. Das heißt, die Rechnungen werden mit einer durchlaufenden Rechnungsnummer versehen, man wird an fehlende Unternehmens- oder Kundendaten erinnert und kann weitere Informationen wie Lieferzeitraum und Fälligkeit angeben.
Bei Einzelunternehmen ohne Kleinunternehmerregelung wird außerdem die Umsatzsteuer automatisch berechnet. Um Rechnungen zukünftig noch schneller zu erstellen, lassen sich Kunden und Rechnungsposten direkt als Vorlage abspeichern und können mit einem Klick in zukünftige Rechnungen eingefügt werden. Damit dauert die Rechnungserstellung ca. eine Minute.
Für komplexere Angebote, besonders im B2B-Bereich, ist eine rechtssichere Auftragsabwicklung wichtig. Erhält man eine Anfrage für einen individuellen Auftrag, schickt man dem Kunden in der Regel nicht direkt eine Rechnung, sondern erstmal ein unverbindliches Angebot. Nimmt der Kunde das Angebot an, kann noch eine verbindliche Auftragsbestätigung verschickt werden. Diese ist besonders dann wichtig, wenn nach der Angebotserstellung noch telefonische Vereinbarungen getroffen wurden.
Jetzt erst wird eine (Abschlags-)Rechnung und dann eine Lieferbestätigung versendet. Die Abschlagsrechnung ist wichtig, wenn der Kunde den gesamten Betrag nicht auf einmal, sondern in Teilen zahlt. Abschlagsrechnungen sind aber erst im Paket XL enthalten. Der Grund für die verschiedenen Dokumente ist, dass es im B2B-Bereich keinen Verbraucherschutz gibt und man sich somit selbst absichern muss.
Diese vielen Dokumente manuell zu organisieren kann ziemlich unübersichtlich werden. Bei Lexoffice erhält jeder Kunde eine Art Portal, indem alle Dokumente, deren Status und vergangene Geschäftstätigkeiten übersichtlich dokumentiert werden. Ein großer Pluspunkt ist, dass auch jeder Kunde Zugang zu seinem Portal hat und von dort aus alle Dokumente verwalten bzw. Rechnungen bezahlen kann. So erspart man sich zeitaufwendigere Arbeitsschritte wie Versand per Mail und kann sicher sein, dass alle Dokumente auch wirklich zugestellt werden.
Es kann immer passieren, dass ein Kunde seine Rechnung nicht zahlt. In so einem Fall gibt es ebenfalls eine klare Abfolge von Schritten, die über Lexoffice durchgeführt werden kann. Nach Ablauf der Zahlungsfrist wird erstmal eine Zahlungserinnerung versendet, die rechtlich noch keine besondere Bedeutung hat. Zahlt der Schuldner immer noch nicht, wird eine rechtssichere Mahnung versendet, die den Schuldner offiziell in Verzug setzt und Mahngebühren oder Zinsen zur Folge haben kann. In der Regel werden nach der ersten Mahnung noch zwei weitere versendet, bevor die Forderung an ein Inkasso-Büro übergeben wird. Von der Zahlungserinnerung bis zur dritten Mahnung können alle Dokumente über Lexoffice erstellt und versendet werden.
Lexoffice Paket L
Dieses Paket kostet 16,90 € und ist nötig, um von allen buchhalterischen Funktion zu profitieren. Besonders Einzelunternehmen ohne KU und stationäre Geschäfte bzw. Reseller können von den angebotenen Funktionen profitieren, da u.a. die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und ein Kassenbuch enthalten sind. Umsatzsteuervoranmeldungen kann man auch als eine Art Restprodukt der Buchhaltung betrachten, da sich der zu zahlende oder zu erstattende Umsatzsteuerbetrag direkt aus den gesammelten Rechnungen ergibt. Da Lexoffice die Werte auf gesammelten Rechnungen automatisch verarbeitet, können Umsatzsteuervoranmeldungen mit wenigen Klicks erstellt und direkt an das Finanzamt gesendet werden. Die alternative Möglichkeit wäre über das ELSTER-Portal, wofür man allerdings deutlich länger braucht.
Für die meisten Gründer wird Bargeld vermutlich keine große Rolle mehr spielen. Wer jedoch im stationären Bereich gründet oder Geschäftsausgaben mit Bargeld tätigt (Reselling), muss den Bargeldbestand und alle Transaktionen ab einem bestimmten Umsatz im Kassenbuch dokumentieren. Das Kassenbuch ist sozusagen eine parallele Buchhaltung nur für Bargeld. Solange man unter 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn erwirtschaftet, ist man jedoch nicht verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.
Tipp: Wer mit Bargeld arbeitet, sollte trotzdem ein Kassenbuch führen, um selbst den Überblick zu behalten und Steuerberatern und Betriebsprüfern eine verständliche Übersicht zu bieten.
Unter bestimmten Voraussetzungen sind innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen (zwischen zwei EU-Ländern) für den Leistungserbringer steuerfrei. Das passiert z.B., wenn man Produkte oder Dienstleistungen an einen Geschäftskunden innerhalb der EU, aber außerhalb von Deutschland verkauft. In so einem Fall muss man die Umsatzsteuer nicht selbst ausweisen, da der Empfänger das in seinem eigenen Land für die Bestellung erledigt.
Durch diesen Vorgang können länderübergreifende B2B Geschäfte aus steuerlicher Sicht stark vereinfacht werden, da die Finanzämter der jeweiligen Länder nicht grenzüberschreitend Umsatzsteuer erstatten müssen. Damit diese Vorgänge trotzdem gut überwacht werden können, ist für Einzelunternehmer ohne KU, die Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) erforderlich, sofern innergemeinschaftliche Lieferungen stattfinden. In Lexoffice lässt sich die ZM mit wenigen Klicks erledigen, da Rechnungen bereits bei Erstellung als innergemeinschaftliche Lieferung gekennzeichnet werden können.
Bestimmte Anschaffungen, besonders im höheren Preisbereich, können im Laufe der Nutzungszeit abgeschrieben werden. Jedem Objekt (z.B. Laptop, Einrichtung, Maschinen) ist eine bestimmte Nutzungsdauer zugeschrieben, z.B. drei Jahre bei Laptops. Innerhalb dieses Zeitraums kann das Objekt abgeschrieben werden, wenn es einen bestimmten Kaufwert übersteigt.
Das Ziel einer Abschreibung ist, den Wertverlust des Objekts in die Buchhaltung mit einzubeziehen, wodurch Steuern gespart werden. Angenommen, ein Laptop kostet 1.200 €. Die Abschreibungsdauer für Geräte dieser Art liegt bei drei Jahren. Damit verliert der Laptop buchhalterisch jedes Jahr 400 € an Wert (1.200/3). Diese 400 € werden jährlich vom Gewinn abgezogen, wodurch Steuern gespart werden. Nach 3 Jahren liegt der Wert des Laptops bei 0 €.
Mit Lexoffice kann man seine Anlagen in einem übersichtlichen Menü verwalten und automatisieren. Dabei erkennt die Software automatisch, ob es sich bei Belegen ggf. um Objekte handelt, die abgeschrieben werden können und integriert diese auf Wunsch im entsprechenden Menü. Um Anlagen zu erfassen, muss man selbst keine Recherche vornehmen, da alle Kategorien mit ihrer zugehörigen Abschreibungsdauer erfasst sind und mit einem Klick ausgewählt werden können.
Die Liquiditätsplanung ist eine der wichtigsten Überwachungstools im Unternehmen. Sie hilft dabei, Umsätze und Gewinne vorauszuplanen und potenzielle Liquiditätsengpässe frühzeitig zu erkennen, sodass man rechtzeitig gegensteuern kann. Auf der anderen Seite zeigt einem der Liquiditätsplan, ob man in der Vergangenheit seine Umsatzziele erreicht hat, wie sich die Liquidität entwickelt und in welchen Bereichen Optimierungspotenzial besteht.
Einen Liquiditätsplan in diesem Ausmaß zu erstellen, ist ziemlich mühsam und erfordert gute Excel-Kenntnisse. Da Lexoffice ohnehin alle relevanten Daten für rückblickende Finanzberichte hat, beinhaltet das Paket L ein Tool, das diese Daten für die Erstellung einer Liquiditätsprognose verarbeitet. Somit lässt sich mit einem Klick prüfen, ob Investitionen zum aktuellen Zeitpunkt sinnvoll sind und wie sich das Unternehmen bei gleicher Auftragslage entwickelt. Bereits im Vorfeld lassen sich Planzahlen festlegen (z.B. Umsatzziele oder Budgets für einzelne Bereiche), die tagesaktuell oder in Form von Berichten mit der tatsächlichen Entwicklung abgeglichen werden können.
Je nachdem, ob man bilanzieren muss oder nicht (z.B. GmbH, > 600k Umsatz, > 60k Gewinn, eingetragen im Handelsregister) bilden die GuV bzw. die EÜR einen wesentlichen Bestandteil des Jahresabschlusses. Bei beiden Dokumenten handelt es sich um eine Auswertung der Unternehmensgewinne innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Einzelunternehmen mit oder ohne KU sowie Freiberufler können ihre Gewinnermittlung anhand einer EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) durchführen. Dabei handelt es sich um eine einfache Rechnung, bei der alle Geschäftsausgaben von den Einnahmen abgezogen werden. Übrig bleibt der zu versteuernde Gewinn.
Die GuV ist etwas komplexer, da sie das Unternehmensvermögen detailliert aufschlüsselt. Diese im Detail zu erklären, würden Rahmen des Artikels jedoch sprengen, da es sich um ein fortgeschrittenes Thema handelt. Mit Lexoffice können beide Dokumente in Echtzeit erstellt und für unterschiedliche Zeitperioden heruntergeladen werden. Das ist nicht nur ein Vorteil für den Steuerberater, sondern auch für die eigene Übersicht, da man genau nachverfolgen kann, wofür man wie viel Geld ausgibt und ggf. Ausgaben einsparen kann.
Lexoffice Paket XL
Das XL-Paket für 24,90 € unterscheidet sich durch ein paar wenige spezifische Zusatzfunktionen von Paket L. Für die meisten Gründer spielen diese vermutlich erstmal keine Rolle, sofern öffentliche Behörden, ausländische Unternehmen oder große B2B-Abnehmer (noch) nicht zu den Kunden zählen. Der Grund dafür sind die verschiedenen Rechnungsformate, die im XL Paket enthalten sind.
Dazu gehören Abschlagsrechnungen, EU-Rechnungen (auf Englisch) und X-Rechnungen. Bei einer X-Rechnung wird die Rechnung in ein bestimmtes maschinenlesbares Format umgewandelt, sodass diese mehr oder weniger automatisiert vom Empfänger verarbeitet werden kann. Bei dem Format handelt es sich um einen Standard, der von öffentlichen Auftraggebern (Verwaltung, Bund, Behörden) genutzt wird und ab einem bestimmten Betrag auch genutzt werden muss.
Für Unternehmen mit vielen langfristigen B2B-Kooperationen könnte das Feature der Kundenakte interessant sein. Das ist eine Art Ordner innerhalb des Tools, in dem sich alle Informationen zu einem bestimmten Kunden befinden. Dazu gehören Auftragshistorie, Auftragsstand, Zahlungsfähigkeit oder andere individuelle Informationen, die man selbst bzw. ein Mitarbeiter für den Kundenkontakt benötigt.
Lexoffice Lohn & Gehalt
Wer bereits Mitarbeiter beschäftigt, kann sich zu jedem Paket die Funktion Lohn & Gehalt dazubuchen und bürokratischen Aufgaben der Mitarbeiterverwaltung innerhalb von Lexoffice erledigen. Die monatlichen Kosten hängen von der Mitarbeiteranzahl ab und sind mit 9,90 € für 1-2 Mitarbeiter ziemlich günstig, wenn man bedenkt, dass sich ein Unternehmen mit Mitarbeitern wahrscheinlich auch höhere Preise leisten könnte.
Mit der Einstellung eines Mitarbeiters gehen einige bürokratische Aufgaben einher, die man auf jeden Fall kennen sollte. Zum einen die Lohnabrechnung, die Monat für Monat genau aufschlüsselt, aus welchen Posten und Abzügen sich das Gehalt zusammensetzt. Über Lexoffice können Lohnabrechnungen mit wenigen Klicks erstellt, versendet und innerhalb des Tools bezahlt werden. Dasselbe gilt für Steuern und Krankenversicherungsbeiträge der Mitarbeiter.
Lexoffice Schnittstellen im Überblick
Digitale Geschäftsmodelle sind buchhalterisch nicht immer einfach, da viele Plattformen und Drittanbieter am Geschäftsprozess beteiligt sind. Daher bieten viele Buchhaltungstools Schnittstellen zu verschiedenen Tools an, sodass auch komplexere Geschäftsmodelle automatisiert verarbeitet werden können. Einen Blick auf die Schnittstellen zu werfen ist daher enorm wichtig, da einem ein Buchhaltungstool fast nichts bringt, wenn es keine Schnittstelle zu den entscheidenden Plattformen bietet.
Verkauft man z.B. über Amazon oder Ebay werden die Kundenrechnungen zum einen nicht manuell erstellt (zu aufwendig) und zum anderen zahlt der Kunde nicht direkt auf das eigene Konto, sondern erstmal an den Marktplatz, wo die Einnahmen auf einem Zwischenkonto gesammelt und in regelmäßigen Abständen zusammengefasst auf das Konto überwiesen werden. Die Problematik dabei ist, dass man alle Rechnungen in das Buchhaltungstool importieren muss und anschließend nicht vom automatischen Zahlungsabgleich profitiert, da die Zahlungen nicht einzeln auf das Konto eingehen. Ohne Schnittstellen könnte man sich ein Buchhaltungstool also fast sparen.
1. Banking und Finanzen
Im Bereich Banking kooperiert Lexoffice mit den Geschäftskonten von Penta, Kontist, Finom und Holvi. Das heißt, die automatische Synchronisation funktioniert hier noch besser und bietet ein paar mehr Funktionen als bei anderen Konten. Da Kontist ebenfalls ein Produkt der Haufe Group ist, erhält man Kontist bzw. Lexoffice für 6 Monate kostenlos, wenn man eines der beiden Produkten in der Premium-Version bucht. Besonders an der Funktionsweise mit Kontist ist, dass Steuerzahlungen völlig automatisch auf einem Unterkonto zurückgelegt werden, sobald die entsprechende Rechnung bezahlt wurde. Weitere Integrationen im Bereich Finanzen sind:
- PLEO: Geschäftsausgaben von Mitarbeitern verwalten und limitieren.
- GoCardless: SEPA Mandate einholen und Zahlungen verbuchen.
- Adam: Lexoffice importiert Buchhaltung in das Controlling Tool.
- Agicap: Tool zur Planung und Verwaltung von Finanzen & Liquidität.
- PayPal: Zahlungsaus- und Eingänge in die Buchhaltung übertragen.
- Commitly: Offene Posten werden in die Liquiditätsplanung übertragen.
2. E-Commerce
Im E-Commerce gibt es viele buchhalterische Stolpersteine, die man vor der Auswahl des Buchhaltungstools unbedingt identifizieren sollte. Besonders wichtig werden, je nach Geschäftsmodell, eine Anbindung an den Marktplatz, das Rechnungsprogramm und das Warenwirtschaftssystem. Wer über Shopify verkauft, hat es bei Lexoffice besonders einfach, da es eine direkte Anbindung an das System gibt.
Das heißt, alle Daten aus Shopify werden automatisiert an Lexoffice übertragen und in die Buchhaltung integriert beziehungsweise für die automatische Rechnungserstellung genutzt. Wer über einen WooCommerce Shop verkauft, kann Lexoffice mit den Tools Germanized (Rechnungserstellung) und German Market (Import von Bestellungen) verbinden. Weitere Schnittstellen sind:
- Shopqueue: Automatisiert Buchhaltung für Magento & Shopware.
- Billbee: Warenwirtschaft & Rechnungen für Multichannel (z.B. AMZ)
- Weitere Shopanbieter: VersaCommerce, Gambio und Lightspeed.
- DreamRobot: Günstigere Alternative zu BillBee (Multichannel).
- JTL: Warenwirtschaft und Import von Kontakten zu Lexoffice.
- Afterbuy: All in One Tool für Multichannel-Vertrieb.
Es gibt noch unzählige Schnittstellen in eher spezifischeren Bereichen. Dazu gehören z.B. OpenHandwerk, Debevet (für Tierärzte) SEMCO (Seminare) oder Clean Manager (Gebäudereinigung). Die anderen Schnittstellen beziehen sich eher auf allgemeinere Dinge wie Rechnungen sammeln (z.B. Getmyinvoices) oder Zeiterfassung und spielen daher keine ausschlaggebende Rolle bei der Entscheidung für das Buchhaltungstool, zumal in diesen Bereichen die wichtigsten Anbieter enthalten sind. Wer sich nochmal vergewissern möchte, findet hier eine Übersicht aller Schnittstellen: Lexoffice Partner
Lexoffice Alternativen – Gibt es bessere Tools?
1. SevDesk vs. Lexoffice
SevDesk gehört zusammen mit Lexoffice zu den bekanntesten und vermutlich auch größten Buchhaltungstools auf dem Markt. Es handelt es sich ebenfalls um ein vollwertiges All- in- Oone Tool für Unternehmen und Freelancer. Das bedeutet, für Unternehmen in der Gründungsphase werden sich die Funktionen nicht groß unterscheiden. Im Gegensatz zu Lexoffice bietet SevDesk drei Pakete ab 9,90 € monatlich an. Für Gründer, die zu Beginn wirklich nur Ausgaben verbuchen müssen (also keine Rechnungen schreiben) ist das ein kleiner Nachteil, da Lexoffice noch das Basispaket S für 5,90 € bereitstellt.
Nicht zu vernachlässigen ist, dass sich die SevDesk GmbH ausschließlich auf das Buchhaltungstool spezialisiert, während Lexoffice das Produkt eines großen Unternehmens mit vielen anderen Geschäftsbereichen ist. Bei zunehmender Größe besteht natürlich die Gefahr, dass manche Bereiche vernachlässigt werden, der Support schwieriger zu erreichen ist, die Entwicklung langsamer vorangeht oder kleinere Kunden vernachlässigt werden. Auf der anderen Seite ist durch die hohe Verfügbarkeit an Kapital und unternehmerischen Ressourcen viel mehr möglich, besonders was Kooperationen oder Förderungsangebote in Zusammenarbeit mit anderen Produkten der Haufe Group betrifft. So geht Lexoffice z.B. etwas großzügiger mit Testphasen (30 Tage vs. 14 Tage bei SevDesk) und kostenlosen Nutzungsmöglichkeiten um (12 Monate kostenlos als junges Unternehmen).
Der Hauptunterschied zwischen den beiden Tools macht sich allerdings erst bemerkbar, wenn die Ansprüche an das Buchhaltungstool steigen, weil das Unternehmen wächst. SevDesk geht eher in Richtung E-Commerce und Warenwirtschaft, bietet aber keine Möglichkeiten zur Mitarbeiterverwaltung. Mit Lexoffice lassen sich wiederum viele Mitarbeiter verwalten, während der Warenbestand über ein anderes Tool organisiert werden muss. Aber Achtung, das heißt nicht, dass sich SevDesk pauschal besser für E-Commerce-Händler eignet. Ist man beispielsweise Amazon FBA Händler und möchte langfristig nicht über einen eigenen Shop verkaufen, braucht man nicht unbedingt eine externe Warenwirtschaft, früher oder später aber Mitarbeiter. Zusätzlich gibt es bei SevDesk im E-Commerce ein weiteres Problem, welches an diesem Beispiel verdeutlicht wird:
Angenommen man verkauft über Amazon und Ebay (wie z.B. bei Reselling). Jedes Mal, wenn ein Kunde etwas kauft, muss eine Rechnung verschickt werden. Da beide Tools, SevDesk und Lexoffice keine direkte Anbindung zu den Marktplätzen oder einem reinen Rechnungsprogramm wie Easybill haben, braucht man eine mit SevDesk oder Lexoffice kompatible Alternative, um Rechnungen automatisiert zu verschicken und zu verbuchen. SevDesk betet lediglich eine Schnittstelle zu BillBee, wobei es sich um ein umfangreiches Multichannel Tool inkl. Warenwirtschaft handelt. Das heißt, man braucht das SevDesk Warenwirtschaftsprogramm (45 € monatlich) eigentlich nicht mehr, da man bereits ein anderes Warenwirtschaftsprogramm abonnieren muss. Da SevDesk keine Schnittstellen zu Tools für die Mitarbeiterverwaltung bietet, müsste das ebenfalls extern geschehen.
Lexoffice hat zwar ebenfalls einige Schwachstellen, was E-Commerce bzw. Multichannel betrifft, bietet aber etwas mehr Schnittstellen zu verschiedenen Tools (z.B. Afterbuy, JTL und Billbee), sodass man als Seller zumindest etwas flexibler ist und innerhalb des Tools alles erledigen kann. Abgesehen von der E-Commerce Thematik, gibt es aber auch einige Funktionen, die für SevDesk sprechen. Dazu gehört z.B. die Rechnungserstellung in Fremdwährungen, eine integrierte Zeitmessung für Freelancer oder der Postversand von Rechnungen. Sevdesk bietet nämlich eine Schnittstelle zur Deutschen Post, wodurch alle Rechnungen und Dokumente per Briefpost verschickt werden können.
Hier gehts zu einem ausführlichen Bericht über Sevdesk:
SevDesk: Das beste Buchhaltungstool für Selbstständige & Unternehmer?
2. Billomat
Das Tool Billomat kann bezüglich der enthaltenen Funktionen nicht mit Lexoffice oder Sevdesk mithalten. Das ist nicht unbedingt ein Nachteil, allerdings sind auch die Kostenstrukturen nicht gerade vorteilhaft. Schade ist, dass nicht einzelne Funktionen, sondern unterschiedliche Limits mit dem Upgrade auf ein teureres Paket freigeschaltet werden.
Man kann also bereits ab dem ersten Paket Rechnungen erstellen, allerdings nur 30 pro Monat bei maximal 60 Kunden und 90 Artikelvorlagen. Dieses Limit wird im nächsten Paket für 16 € aufgehoben, allerdings werden hier keine Funktionen freigeschaltet, die bei Lexoffice oder SevDesk nicht geboten werden. Ein Vorteil an Billomat ist, dass man relativ einfach Abo-Rechnungen erstellen kann, also Rechnungen, die jeden Monat automatisch wiederholt versendet werden.
3. Fastbill
Fastbill zeichnet sich dadurch aus, dass man unbegrenzt viele Layouts für Rechnungen erstellen und abspeichern kann. Schwerwiegende Nachteile gibt es auch bei diesem Tool nicht, da alle Grundfunktionen der Buchhaltung erfüllt werden. Die Preise starten bei 9 € pro Monat und gehen bis 59 € monatlich. Im 9 € sind bereits alle Funktionen enthalten, die man als Freelancer oder kleines Unternehmen im Bereich Buchhaltung braucht (inkl. Ust.-Voranmeldung). Sogar X-Rechnungen und integrierte Arbeitszeiterfassung sind im 9 € Paket enthalten. Damit ist Fastbill zumindest für einige Zielgruppen eine bessere Alternative zu Lexoffice oder Sevdesk, wo diese Funktionen entweder gar nicht oder nur in teureren Paketen enthalten sind.
Lexoffice Erfahrungen
Bei Lexoffice ist interessant, dass die Kundenerfahrungen sich je nach Bewertungsplattform stark unterscheiden. Auf Trustpilot ist die Bewertung mit 68 % ungenügend, während der Schnitt auf trusted.de mit über 4.500 Bewertungen bei 4,5/5 liegt. Besonders ausführliche und verifizierte Reviews findet man bei OMR, wo die Bewertung ebenfalls sehr gut ausfällt.
Auf Trustpilot kritisieren Kunden hauptsächlich die Preise und den Umgang mit Bestandskunden bzw. den Support. Das könnte ein Nachteil sein, der ggf. durch die Größe des Unternehmens auftritt. Wichtig ist, dass man sich anschaut, wie Bewertungen eigentlich zustande kommen. In den meisten Fällen geben Kunden unaufgefordert eine Bewertung ab, wenn sie mit der Leistung nicht zufrieden sind. Wenn sich ein Unternehmen also nicht um positive Bewertungen bemüht, kann der Schnitt schnell ins Negative rutschen. sevDesk hat beispielsweise durchweg positive Bewertungen, die allerdings alle mit “auf Einladung” markiert sind. sevDesk animiert zufriedene Kunden also zur Abgabe eines Reviews, und das zahlt sich aus.
Sachliche Kritiken, die man z.B. auf OMR findet, berichten von folgenden Problemen mit Lexoffice: langsamer Kundensupport, unübersichtliche Oberfläche, wenig Gestaltungsfreiheit bei Rechnungen, Belegerfassung noch ausbaubar, zu wenig Finanzberichte verfügbar. Am häufigsten wird jedoch vom langsamen Support gesprochen. Neben den Kritikpunkten gibt es natürlich auch viele positive Erfahrungen, wie z.B. diese hier:
Fazit – Lexoffice
Lexoffice bietet viele Preismodelle und Funktionen für Selbständige und kleine bis mittelgroße Unternehmen. Ab einer bestimmten Größe bzw. anderen Rechtsformen ist die Arbeit mit einem Steuerberater zwar unerlässlich, allerdings kann auch hier viel Vorarbeit mit Lexoffice geleistet werden.
Im Vergleich zu anderen Buchhaltungstools sticht Lexoffice besonders durch die Möglichkeiten zur Mitarbeiterveraltung heraus. Mit 9,90 € ist die Verwaltung von bis zu zwei Mitarbeitern auch nicht besonders teuer. Der Schrift- und Zahlungsverkehr mit Behörden, der Krankenkasse oder den Mitarbeitern ist direkt aus dem Tool heraus machbar.
Um von allen wichtigen Buchhaltungsfunktionen zu profitieren, braucht man das Paket L für 16,90 €. Leider ist erst ab diesem Paket die Erstellung von einer Umsatzsteuervoranmeldung enthalten, weshalb viele Unternehmer direkt das Paket L benötigen. Wer selbstständig arbeitet oder nebenberuflich etwas dazuverdient und nicht vorhat, sein Geschäft zu skalieren, bekommt mit dem Tool Fastbill eine etwas günstigere Alternative.
Da Lexoffice zu einem großen Unternehmen gehört, welches viele anderen Produkte im Bereich Gründung und Unternehmertum auf dem Markt hat, stehen einem viele Schnittstellen und Sonderangebote zur Verfügung. So können z.B. junge Unternehmen das Tool für 12 Monate kostenlos nutzen. Nachteilig an der Unternehmensgröße ist der etwas trägere Support, der in vielen Reviews kritisiert wird.
Insgesamt bietet Lexoffice ein sehr gutes Buchhaltungstool für viele individuelle Anforderungen. Sogar komplexe E-Commerce-Geschäftsmodelle lassen sich über verschiedene Schnittstellen abbilden. Für Freelancer wäre natürlich die Integration einer Arbeitszeiterfassung mit automatischer Rechnungserstellung interessant. Aber vielleicht kommt das ja noch.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Lexoffice ist ein umfassendes Buchhaltungstool für Selbständige, Einzelunternehmer und Unternehmen. Neben den klassischen Aufgaben in der Buchhaltung (Zahlungsabgleich, Rechnungen schreiben, Umsatzsteuervoranmeldung) bietet Lexoffice Lösungen zur Kunden- und Mitarbeiterverwaltung.
Lexoffice kostet 5,90 € in der Basisversion. Wer von allen wichtigen buchhalterischen Funktionen profitieren möchte, braucht mindestens Paket L für 16,90 €. Mitarbeiterverwaltung ist dazu buchbar und kostet mind. 9,90 € bei zwei Mitarbeitern.
Wer noch keine Einnahmen hat und zunächst nur Geschäftsausgaben dokumentieren möchte, kommt bereits mit Paket S für 5,90 € aus. Wenn man kein Kleinunternehmer ist und seine Buchhaltung ausschließlich mit Lexoffice erledigen möchte, braucht man Paket L für 16,90 €.
