Amainvoice: Erfahrungen & Einblick in das Buchhaltungstool

Die korrekte Buchführung bei Amazon FBA ist ein wichtiger Teil des Business. Erhalte Einblick in das Buchhaltungstool Amainvoice und erfahre, ob das Tool dich bei diesen Aufgaben optimal unterstützt. Gibt es besser Alternativen?
KATEGORIEAmazon FBA
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Lesezeit 9 Minuten

Neben Produktrecherche, Sourcing und Launch ist die korrekte Buchführung eine der wichtigsten Aufgaben in einem Amazon Business. Mit einem Tool wie Amainvoice lässt sich der Aufwand jedoch auf ein Minimum reduzieren. Bei der Buchführung geht es vorwiegend um die Dokumentation der Ein- und Ausgänge. 

  • Geldeingänge: werden durch Ausgangsrechnungen dokumentiert, also den Rechnungen, die du deinen Endkunden nach dem Kaufst schickst. 
  • Geldausgänge: werden durch Eingangsrechnungen dokumentiert, die du von anderen Unternehmen erhältst (Tools, Wareneinkauf, Bilder etc.). 

Die Buchhaltung dient als Grundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung und die Steuererklärung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du dich direkt nach der Gewerbeanmeldung um ein geeignetes Tools und einen Steuerberater kümmerst. 

Info: Wenn du ausschließlich in Deutschland verkaufst, ist dieser Prozess noch relativ einfach und auch fast ohne Tools machbar. Sobald du aber Lagerung in Polen & Tschechien aktivierst oder mit PAN-EU verkaufst, wird es steuerlich gar nicht mehr so einfach und Fehler können schnell teure Konsequenzen haben. 

Amainvoice ist ein All-in-one-Tool für deine Buchhaltung, welches sich explizit auf Amazon fokussiert und eine übersichtliche Ergänzung für alle steuerlichen Pflichten, egal ob PAN-EU oder Übersee bietet. In diesem Artikel lernst du alle Funktionen von Amainvoice kennen, erfährst welche verschiedenen Abo-Modelle es gibt und bekommst am Ende noch eine Liste mit alternativen Möglichkeiten an die Hand. 

Braucht man ein Buchhaltungstool?

Grundsätzlich könntest du deine Buchhaltung auch ohne Tools erledigen, indem du z.B. den automatischen Rechnungsservice von Amazon verwendest und dein Steuerberater einen Zugang zu deinem Seller Central bekommt. Ist der Rechnungsservice aktiviert, stellt Amazon deinen Kunden nach dem Kauf automatisch eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer bereit, was dein Angebot attraktiver für Geschäftskunden macht. 

Trotzdem hat dieser Service noch viele Nachteile, weswegen viele Seller zu einem externen Rechnungs-Tool, wie z.B. Easybill greifen (mehr dazu weiter unten). Amainvoice beinhaltet ebenfalls eine Funktion für den Versand von Ausgangsrechnungen, hat aber noch viele weitere Möglichkeiten, die andere Tools nicht bieten.

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Ein weiterer Grund, der für die Nutzung eines Buchhaltungs-Tools spricht, ist die Aufbereitung der Daten für den Steuerberater. Jeden Bericht einzeln zu erstellen, Rechnungen zu sortieren und dann alles dem Steuerberater zu schicken, ist für beide Seiten deutlich mehr Aufwand. 

Noch komplizierter wird es bei der Abrechnungsübersicht von Amazon. Es ist in der Regel schwer nachzuvollziehen, wie sich der Auszahlungsbetrag auf dein Konto überhaupt zusammensetzt. Dabei sind das extrem wichtige Informationen für deine steuerliche Erfassung. Tools arbeiten meistens mit Schnittstellen zu Amazon und können sich so alle relevanten Daten automatisch ziehen und in das korrekte Format umwandeln. So musst du nur einmal im Monat alle Daten exportieren und gebündelt an deinen Steuerberater schicken. 

Amainvoice ist sozusagen die Brücke zwischen dem Amazon Verkäuferkonto und deinem Steuerberater, sodass du dich um fast nichts mehr kümmern musst. 

Amainvoice: Funktionen im Überblick 

Amainvoice bietet wahrscheinlich die umfangreichsten Möglichkeiten im Bereich Buchhaltung bei Amazon FBA. Hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionen: 

  1. Versand von Rechnungen an Amazon-Kunden
  2. Automatische Überprüfung der Lieferschwellen 
  3. Erstellung von Meldelisten wie z.B. Intrastat oder ZM
  4. Dokumentation: Gebühren, Auszahlungen & Erstattungen
  5. Erstellung von Umsatzsteuer Listen in jedem Land 
  6. Kontakt zu Steuerberatern auf der ganzen Welt 

Versand von Rechnungen 

Als Unternehmer in Deutschland bist du dazu verpflichtet, deinen Kunden, Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer zu schicken. Für diese Aufgabe brauchst du unbedingt ein Tool, da du für die manuelle Erstellung von Rechnungen vermutlich einen eigenen Mitarbeiter anstellen müsstest. 

Amazon selbst bietet zwar auch einen automatisierten Service zur Rechnungserstellung an, dieser hat jedoch im Vergleich zu anderen Tools einige Nachteile:  

  • Rechnungen sind nicht individuell anpassbar. Das bedeutet, du kannst deine Rechnung nicht gestalten und einen persönlichen Text hinzufügen. 
  • Es gibt aktuell noch keine Schnittstelle, über die dein Steuerberater Zugriff auf die Ausgangsrechnungen deiner Verkäufe bekommen kann. 
  • Du kannst eine Rechnung nicht im Nachhinein bearbeiten. Wenn ein Kunde also die Rechnungsadresse ändern möchte, muss er also neu bestellen. 

Mit Amainvoice fallen diese Nachteile weg, da das Tool in Zusammenarbeit mit dem Rechnungsservice funktioniert. Alle über das Tool erstellten Rechnungen werden dem Käufer direkt zum Download bereitgestellt (E-Mail Versand inklusive). Das Firmenlogo oder ein individuell angepasster Text können der Rechnung hinzugefügt werden. 

Damit du als Verkäufer rechtlich auf der sicheren Seite bist, fügt Amainvoice jeder Bestellung die AGBs und die Widerrufserklärung bei und prüft die USt. ID. von jedem Geschäftskunden. Warum ist das wichtig? 

B2B-Käufer müssen bevor sie einen Kauf tätigen, ihre USt. ID angeben. Dadurch haben sie die Möglichkeit, Netto-Rechnungen ausgestellt zu bekommen. Bestellt ein EU-Kunde bei dir mit einer falschen Ust. ID, ist die Umsatzsteuer nicht ausführbar, da sie nicht nachverfolgt werden kann. Es wurden also Steuern hinterzogen. 

Automatische Überprüfung der Lieferschwelle 

Wenn du deine Produkte ausschließlich in Deutschland lagerst, aber in andere Länder verkaufst, gilt es unbedingt die Lieferschwelle des jeweiligen Landes zu beachten. Die Lieferschwelle legt fest, bis zu welchem Warenwert, Produkte mit Umsatzsteuer des eigenen Landes (Lagerland) aus dem Ausland eingeführt werden dürfen. 

Beispiel: Die Lieferschwelle von Portugal liegt bei 35.000 €. Du darfst also so lange Produkte unter deutscher Umsatzsteuer nach Portugal verkaufen, bis der Wert von 35.000€ überschritten ist. Amainvoice setzt jeden Auslandsverkauf auf eine Liste und benachrichtigt dich, wenn du diesen Wert überschritten hast. 

Achtung: Bei PAN-EU musst du dich trotz Lieferschwelle in den jeweiligen Ländern registrieren, weil du die Produkte nicht mehr in Deutschland lagerst. 

Erstellung von zusammenfassenden Meldungen

Wenn du Produkte innerhalb der EU an Geschäftskunden in anderen Ländern verkaufst, ohne in diesem Land umsatzsteuerlich registriert zu sein, musst du zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung eine zusammenfassende Meldung an dein zuständiges Finanzamt abgeben. In dieser Meldung sind alle Umsätze mit den Ust. IDs der jeweiligen Geschäftspartner aufgelistet. 

Das liegt daran, dass du Geschäftskunden aus einem anderen EU-Land keine Umsatzsteuer ausweist. Du erstellst also eine Netto Rechnung. Der Empfänger dieser Rechnung ist jetzt aber verpflichtet, die Umsatzsteuer zu addieren und in seinem Land abzuführen. Dieses Verfahren nennt man Reverse Charge Verfahren. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, schau unbedingt in diesem Artikel vorbei: Steuern bei Amazon FBA

Mit der zusammenfassenden Meldung wird dokumentiert, welche Geschäftskunden aus welchem Land Produkte von dir bestellt haben. Dein Finanzamt leitet diese Meldung dann an das Finanzamt des Empfängers weiter, sodass diesem die korrekte Umsatzsteuer berechnet wird. 

Mit Amainvoice kannst du auch eine Intrastat Meldung erstellen. Diese spielt eine Rolle, sobald dein Unternehmen über 500.000 € Warenwert über EU-Grenzen verkauft hat oder 800.000 € Warenwert über EU-Grenzen empfangen hat. Die Intrastat Meldung dient der Dokumentation des Warenverkehrs zwischen den 28 EU Mitgliedsstaaten. 

Aufbereitung der Daten für deinen Steuerberater 

Amazon bietet diverse Berichte zum Thema Zahlungen, Gebühren und Geldeingängen. Aber welche davon sind jetzt relevant für den Steuerberater? Amainvoice zieht sich alle relevanten Daten über eine Schnittstelle (API) aus dem Seller Central und bereitet diese im richtigen Format für den Steuerberater auf. 

Besonders Stornorechnungen und Amazon Gebühren müssen richtig verbucht werden, da sie mit Blick auf deine Ausgangsrechnungen und Amazon Berichte nicht direkt ersichtlich sind. Deinen Gesamtbericht über jeglichen Zahlungsverkehr durch Amazon kannst du monatlich an deinen Steuerberater schicken und erleichterst sowohl ihm, als auch dir eine enorme Menge Arbeit. 

Erstellung von Umsatzsteuer Listen für jedes Land

PAN EU Versand Amazon

Wenn du PAN-EU aktiviert hast, bist du in 7 Ländern umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, du musst in allen 7 Ländern eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, also die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. 

Damit du nicht die Übersicht verlierst und immer weißt, wie hoch deine aktuelle Umsatzsteuerlast im jeweiligen Land ist, zeigt dir Amainvoice deine aktuell eingenommene Umsatzsteuer für jedes Land an. So weißt du immer, wie viel du bezahlen musst und kannst dementsprechend vorausplanen. 

Lösungen für jedes Unternehmen und Steuerberaternetzwerk

Amainvoice funktioniert nicht wie ein gewöhnliches Tool, welches einfach nur heruntergeladen und benutzt wird. Vielmehr setzt sich Amainvoice mit seinen Nutzern auseinander, bietet eine erste Beratung und Lösungen für kleine, als auch sehr große Unternehmen. Du kannst also problemlos skalieren, während sich Amainvoice um die Aufbereitung deiner Daten kümmert. 

Ein riesiger Vorteil ist der Kontakt zu Steuerberatern in jedem Amazon relevanten Land. Wenn du dein Geschäft also auf PAN-EU oder sogar Drittländer erweitern möchtest, vermittelt dich Amainvoice zu einem Steuerberater vor Ort, der dir steuerliche Registrierung für dich durchführt und dir auch bei weiteren Fragen hilft. 

Tipp: Amainvoice ist ein Produkt der Amazervice GmbH, die eine umfangreiche steuerliche Beratung, insbesondere für PAN-EU, anbieten. Auf der Blogartikel Sammlung findest du auch viele interessante Artikel zum Thema Steuern bei Amazon FBA. 

Weitere Funktionen von Amainvoice 

Zustellnachweis: Amainvoice speichert alle Zustellnachweise für dich abrufbar ab, so dass du immer nachverfolgen kannst, ob das Produkt angekommen ist oder nicht. 

Warenverbringung: Sobald du Waren an Amazon schickst, kannst du nur sehr schlecht nachvollziehen, wo sich deine Ware gerade befindet. Auch wenn du an ein bestimmtes Lager sendest, verteilt Amazon deine Produkte noch einmal auf andere Versandzentren. Mit PAN-EU wird es dann noch etwas komplexer.

Amainvoice erstellt automatisch Berichte, welche die Bewegung von jedem Produkt dokumentieren. Das ist besonders wichtig bei PAN-EU, da die Überschreitung einer Grenze steuerlich relevant ist. 

Amainvoice Kosten

Amainvoice bietet verschiedene Abo-Modelle an, die jeweils monatlich kündbar sind und preislich mit der Größe des Unternehmens steigen: 

  • Kleine Seller: Amainvoice bietet ein Sonderpaket für kleine Seller. Die Kosten liegen hier bei 29,50€ und sind somit für jeden bezahlbar. Hierfür wende dich direkt einfach an den Support von Amainvoice. 
  • Basisvariante: Die Basis Variante eignet sich für Seller, die ausschließlich aus Deutschland versenden. Enthalten in dem Paket sind so gut wie alle steuerrelevanten Funktionen, sowie die Überprüfung der Lieferschwelle beim Versand in andere Länder. Die Basisvariante kostet bei 500 Ausgangsrechnungen pro Monat 49,50€. Wird die Menge von 500 Rechnungen überschritten, steigt der Preis auf 89,50€ pro Monat. Bei weniger als 100 Rechnungen pro Monat, gibt Amainvoice Sonderpreise.
  • Europa Modul: Im Europa Modul sind alle weiteren Funktionen enthalten, die du für den Verkauf bzw. der Lagerung in anderen EU-Ländern benötigst. Dazu gehören unter anderem die Umsatzsteuer Listen und die dazugehörigen Meldungen. Wenn du Lagerung in Polen und Tschechien ohne PAN-EU aktiviert hast, kostet dieses Modul 69,50€ zusätzlich zur Basisvariante. Bei PAN-EU inkl. aller Länder sind es mtl. 99,50€ zusätzlich.
  • Intrastat Modul: Dieses Modul umfasst alle Funktionen von Amainvoice, inkl. der Intrastat Meldung. Die Kosten hierfür liegen bei 149,50€ zusätzlich. 

Ein wirklich gutes Angebot ist, dass Amainvoice eine kostenlose zweiwöchige Testphase anbietet, in der du das Tool in aller Ruhe einrichten und ausprobieren kannst. Während dieser Zeit wirst du auch von einem Mitarbeiter angerufen, der dir alles Wichtige erklärt und sich sogar mit deinem Steuerberater in Verbindung setzt. Schließlich muss dieser die Daten am Ende verarbeiten. 

Die genauen Preislisten inkl. der vollständigen Funktionen findest du in dieser PDF-Datei: Amainvoice Preisliste

Alternativen zu Amainvoice

Natürlich gibt es noch andere Tools auf dem Markt, die sich für die Buchhaltung bei Amazon FBA eignen. Trotzdem ist Amainvoice wohl das umfangreichste Tool mit einer Spezialisierung auf Amazon FBA. Der große Vorteil bei Amainvoice ist, dass du mit einem Tool eigentlich schon alles abdeckst. Die meisten anderen Tools auf dem Markt decken immer nur bestimmte Bereiche der Buchhaltung ab, weswegen du sehr wahrscheinlich mehrere Tools abonnieren musst. Trotzdem erhältst du hier noch eine Liste mit alternativen Buchhaltungstools.     

1. Easybill

Easybill ist ein Rechnungstool, mit dem du deinen Kunden automatisiert Rechnungen per E-Mail verschicken kannst. Der Vorteil dabei sind die vielen Gestaltungsmöglichkeiten, mit denen du deine Rechnung individuell für jedes Produkt anpassen kannst. 

Besonders eignet sich dieses Tool für Multichannel-Versand, da sich auch diverse andere Marktplätze verknüpfen lassen, womit alle Ausgangsrechnungen an einem Ort gesammelt bleiben. Die Kosten liegen bei ca. 22 € / Monat, womit Easybill ein günstiges und definitiv super Tool bereitstellt.

2. SevDesk 

SevDesk ist ein allgemeines Buchhaltungstool, welches sich nicht auf Amazon FBA spezialisiert hat. Dennoch reicht es aus, um am Anfang eine relativ übersichtliche Buchhaltung hinzubekommen. Durch die Schnittstelle zu einigen Tools (z.B. Paypal und Getmyinvoices) sowie deinem Bankkonto, lässt sich die Buchhaltung weitgehend automatisieren. Die Kosten liegen bei 15,90 € pro Monat.

Aber Achtung: Sevdesk arbeitet nicht mit einer Schnittstelle zu Amazon. Das heißt, hier müsstest du dich wieder selbst um die korrekte Darstellung deiner Daten für den Steuerberater kümmern. 

3. Getmyinvoices

Getmyinvoices dient als Sammelpunkt für deine Eingangsrechnungen und macht definitiv Sinn, auch wenn du bereits Amainvoice-Kunde bist. Getmyinvoices hat Zugang zu über 10.000 Portalen (z.B. Amazon, deutsche Post, 1&1) und sammelt automatisch alle Rechnungen an einem Ort. Eine Schnittstelle zu deinem Mail Postfach scannt alle E-Mails und speichert alle Rechnungen Eingangsrechnungen zentral ab. 

Über die Belegerkennung per App kannst du Quittungen scannen und hochladen und monatlich deine gesamten Eingangsrechnungen ohne langes suchen an deinen Steuerberater weiterleiten. Definitiv ein wichtiges Tool, wenn du Zeit sparen willst oder dir das Speichern und Ordnen deiner Rechnungen schwerfällt. 

Weitere Tools und tiefergehende Informationen zu den bereits erwähnten, findest du in unserem Artikel rund um das Thema Buchhaltung bei Amazon FBA

Wichtig: Ganz egal, welches Tool du am Ende benutzt. Du kannst deinen Steuerberater nicht ersetzen. Amazon FBA ist aus steuerlicher Sicht ein zu komplexer Bereich, um Steuererklärungen und korrekte Buchführung selbst abzuwickeln. In dem Artikel Steuern bei Amazon FBA findest du konkrete Tipps rund um das ganze Thema und lernst, wie du einen guten Steuerberater für dein Amazon FBA Business findest. 

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Fazit – Amainvoice

Amainvoice ist definitiv ein sinnvolles Tool und bietet ein faires Angebot für seine Kunden. Der große Vorteil dabei ist, dass du im Endeffekt nichts anderes machen musst, als die fertigen Daten von Amainvoice deinem Steuerberater zu schicken. 

Arbeitest du hingegen mit verschiedenen Tools oder ausschließlich mit einem Rechnungstool, hängt der Arbeitsaufwand von deinem Steuerberater ab. Ein guter Steuerberater im Bereich E-Commerce sollte mit Schnittstellen zu deinem Konto, dem Amazon Account und einem Rechnungstool arbeiten können. 

Der Nachteil an dieser Methode ist, dass du dich später bei PAN EU, bzw. der Expansion deines Business in andere Länder, um viel mehr selbst kümmern musst bzw. zu einem Tool wechseln musst, welches diese Anforderungen erfüllt. 

Mit Amainvoice hast du definitiv langfristig einen starken Partner an der Seite, an dessen Funktionsumfang die wenigsten Tools herankommen. Gerade im Bereich Steuern lohnt es sich lieber ein bisschen mehr für gute Arbeit auszugeben, als später einen teuren Fehler zu realisieren. 


FAQ – Häufig gestellte Fragen


• Was ist Amainvoice?

Amainvoice ist ein Buchhaltungstool für Amazon FBA Händler. Zu den Anwendungsbereichen zählen u.a. die Erfassung und Erstellung von Rechnungen, Dokumentation von Gebühren, Erstellung von Umsatzlisten und das Überprüfen von Lieferschwellen.

• Was kostet Amainvoice?

Amainvoice bietet verschiedene Abo-Modelle an, die jeweils monatlich kündbar sind und preislich mit der Größe des Unternehmens steigen. Angefangen bei 29,50€ monatlich gibt es mehrere Zusatzmodule je nach Vorhaben und Distributionsland.

• Kann man Amainvoice kostenlos testen?

Amainvoice ist bis zu 14 Tage kostenlos testbar. In dieser Zeit kann man sich zumindest einen guten Überblick über die Funktionen und den Nutzen für das eigene Business bekommen.