Nebenberuflich selbstständig machen und ein zweites Standbein aufbauen!

Absicherung durch ein zweites Standbein und endlich den Weg in die Unabhängigkeit waagen. Der Wunsch vieler wird mit dieser Schritt-für-Schritt Anleitung problemlos möglich!
Nebenberuflich selbstständig machen
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Lesezeit 14 Minuten

Der Start in die Selbstständigkeit ist der erste Schritt einer aufregenden Reise. Jeden Tag kommt man seiner eigenen Unabhängigkeit etwas näher. Viele sehen es aber auch als risikoreichen Schritt an und zögern im Angesicht der neuen Herausforderungen gestellt. Aber ist es wirklich so schwierig? Wer in seinem aktuellen Job unglücklich ist oder zu wenig Geld verdient, sollte sich diese Frage stellen, denn eine Selbstständigkeit ist langfristig die beste Möglichkeit, zeitlich und finanziell unabhängiger zu werden. 

Natürlich gibt es Schritte, die mit Bürokratie oder Verpflichtungen verbunden sind. Hat man diese aber einmal verstanden, stellen sie kein Hindernis mehr dar. Zudem können aufwendige Aufgaben auch abgegeben werden. Auch der Punkt Risiko spielt kaum eine Rolle, wenn man zunächst nebenberuflich in die Selbständigkeit startet. Wenn keine Einnahmen generiert werden, hat man immer noch das sichere monatliche Gehalt aus dem Arbeitsverhältnis und kann seinen Lebensunterhalt problemlos bestreiten. Also worauf wartet man noch?

Was muss man denn wirklich genau machen, um sich erfolgreich nebenberuflich selbstständig machen zu können? Dieser Artikel richtet sich an die, die schon eine Idee für die Selbstständigkeit haben und sich jetzt fragen, welche bürokratischen Schritte konkret vor und während der Selbstständigkeit zu gehen sind. Die nächsten Kapitel funktionieren wie eine To-do-Liste und können nacheinander abgehakt werden. Wer alle Punkte erledigt und verstanden hat, kann loslegen, sich nebenberuflich ein zweites Standbein aufzubauen und dieses langfristig sogar zur Haupteinnahmequelle machen. 

Womit nebenberuflich selbstständig machen?

Wer noch auf der Suche nach einer passenden Geschäftsidee ist, findet in folgendem Artikel 18 Ideen, die sich je nach finanzieller Lage mit oder ohne Startkapital umsetzen lassen: Mehr Geld verdienen: 18 Möglichkeiten

1.) Schritt für Schritt nebenberuflich selbstständig werden

Selbstständig zu sein bedeutet, seine Tätigkeit, seine Arbeitszeiten, den Ort selbst zu bestimmen. Sofern man bisher nur in einem Angestelltenverhältnis gearbeitet hat, kann das eine ganz schöne Umstellung bedeuten. Sich nach Feierabend nochmal hinzusetzen oder am Wochenende zu arbeiten, fällt nicht immer leicht. Besonders am Anfang, wenn noch keine Ergebnisse in Form von Umsätzen vorliegen, verlieren viele die Motivation. 

Bevor man also loslegt, ist es hilfreich, den aktuellen Alltag mal etwas genauer unter die Lupe zu nehmen und sich die Frage zu stellen, wofür im Moment die meiste Zeit nutzt (außer Arbeit) und an welchen Stellen Zeit freigeräumt werden könnte. Es ist unglaublich, wie viel Zeit an einem Tag insgesamt für Nebentätigkeiten oder das Smartphone verschwendet wird.

Sich seine Zeit wirklich fest einzuteilen ist enorm hilfreich beim Start in die Selbstständigkeit. Festgelegte Zeiten lassen nur selten eine Ausrede zu und die Arbeitszeit wird deutlich fokussierter genutzt. Sich jeden Tag ohne Ziele und konkreter To-do-Liste nach Lust und Laune an den Schreibtisch zu setzen, ist nicht sehr effektiv und gerade das braucht es am Anfang, wenn die Ergebnisse noch auf sich warten lassen.

Während diesem Artikel also am besten direkt eine To-do-Liste anlegen und einen Zeitpunkt bestimmen, an welchem die Schritte erledigt sein sollen. Innerhalb einer Woche lässt sich so gut wie alles abhaken und man kann mit der nebenberuflichen Selbstständigkeit loslegen. 

1. Art der Selbstständigkeit festlegen

Nebenberufliche Selbstständigkeit Arbeitgeber

Bei einer selbstständigen Tätigkeit hat man grundsätzlich die Möglichkeit, Gewerbetreibender oder Freiberufler zu werden. Diese Wahl wird jedoch nicht selbst getroffen, sondern ist im Einkommenssteuergesetz (EStG), genauer gesagt in § 18 des EStG gesetzlich geregelt. 

Freiberufler

Die Vorteile der freiberuflichen Tätigkeit sind geringere Bürokratie bezüglich Steuern, Pflichtmitgliedschaften oder der Anmeldung der Tätigkeit. Nachteilig ist, dass eine Freiberuflichkeit eben kein Unternehmen, sondern eine personenbezogene Dienstleistung ist, die sich nicht outsourcen oder skalieren lässt. Ein Fotograf ist beispielsweise Freiberufler, solange er Auftragsarbeiten von Kunden bearbeitet. Wenn er jetzt aber z.B. Videokurse zum Thema Fotografie und eigene Poster über einen Online-Shop vertreibt, ist das keine freiberufliche Tätigkeit mehr, sondern ein Gewerbe. 

Ebenfalls kann nicht jeder Freiberufler werden, der eine Dienstleistung anbietet. Die möglichen Tätigkeiten sind zum Teil § 18 EStG definiert (Katalogberufe). Weiterhin gibt es Katalog-ähnliche Berufe, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen müssen. Hier eine Liste Katalog-ähnlicher Berufe: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

“Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit”

§ 18 EStG

Steht der Beruf nicht in der Liste, lässt sich mit einer kurzen Internetrecherche in den meisten Fällen schnell herausfinden, ob die geplante Tätigkeit unter den Bereich der Freiberuflichkeit fällt. Im Zweifel hilft hier auch ein Steuerberater oder das Finanzamt. Ein guter Anhaltspunkt dafür, ob eine Freiberuflichkeit möglich ist, liefern u.a. folgende Fragen: 

  • Ist die Selbstständigkeit von mir als Person abhängig? 
  • Biete ich eine Leistung an, die von meinem Fachwissen abhängt? 
  • Bin ich in irgendeiner Art künstlerisch oder wissenschaftlich tätig? 

Eine Freiberuflichkeit ist ausgeschlossen wenn… 

  • … mit Produkten gehandelt wird. (z.B. wie bei Amazon FBA)
  • … das Unternehmen auch ohne die Gründer funktionieren kann.
  • … das Unternehmen irgendwann verkauft werden könnte.

Gewerbetreibende 

Wer unternehmerisch handelt, also Produkte verkauft oder Dienstleistungen anbietet, die nicht unter freiberufliche Tätigkeiten fallen, ist Gewerbetreibender. Auch für Social-Media oder Blogging ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich, da die Einnahmen dort meistens über Werbung generiert werden. 

Eine Freiberuflichkeit bildet also eher die Ausnahme und spielt für diejenigen, die noch keine fachliche Ausbildung in einem bestimmten Bereich haben, nur selten eine Rolle. Kommt eine Freiberuflichkeit infrage, sollte man sich überlegen, ob man das überhaupt möchte. Denn die Tätigkeit kann sich nicht vom Freiberufler trennen, es kommt also (in der Regel) auch nur Geld rein, wenn man aktiv dafür arbeitet. 

Ein Unternehmen ist hingegen skalierbar, kann exponentiell wachsen und völlig unabhängig vom Gründer funktionieren. Dadurch kann es auch an andere Investoren verkauft werden.

2. Arbeitgeber informieren – Wichtig!

Es gibt kein allgemeines Gesetz, was Arbeitnehmer verpflichtet ihren Vorgesetzten Auskunft über eine nebenberufliche Selbstständigkeit zu geben. Trotzdem befindet sich in den meisten Arbeitsverträgen ein Abschnitt zur Aufklärungs- oder Genehmigungspflicht. Dort ist dann z.B. festgelegt, dass man mit seiner Selbstständigkeit keine Kunden des Arbeitgebers abwerben darf. 

Der Arbeitgeber geht bei einer gestatteten Selbstständigkeit immer das Risiko ein, dass der Angestellte den Fokus verliert und irgendwann sogar seine Arbeitsstelle kündigt. Daher sollte man beim Gespräch mit dem Vorgesetzten darauf achten, die Selbstständigkeit nur als Nebenerwerb zu betrachten und nicht direkt von großen Zielen sprechen. Damit eine gewerbliche Tätigkeit wirklich als nebenberuflich gilt, darf die wöchentliche Arbeitszeit üblicherweise nicht über 18 Stunden betragen. 

Damit der Arbeitgeber im Nachhinein nicht leugnen kann, dass die Selbstständigkeit gemeldet wurde, sollte diese unbedingt schriftlich mitgeteilt und von beiden Parteien unterschrieben werden. Eine mündliche Einigung gilt zwar aus rechtlicher Sicht, ist aber in der Praxis nicht oder nur sehr schwer nachzuweisen. Mit einer schriftlichen Erklärung ist man hingegen immer auf der sicheren Seite. 

3. Gewerbe anmelden – Es geht los!

Die Gewerbeanmeldung ist in Deutschland die Voraussetzung für jede gewerbliche Tätigkeit. Für viele ist das eine Hürde, da sie sich in ihrer Selbstständigkeit noch nicht auf eie einzige Tätigkeit festlegen möchten bzw. gar nicht wissen, ob eine Selbstständigkeit das richtige für sie ist. Das ist aber überhaupt kein Problem. Durch die Gewerbeanmeldung wird das Gewerbe zwar offiziell, kann aber genauso schnell wieder abgemeldet werden. Für Freiberufler ist dieser Schritt nicht relevant, da hier kein Gewerbe angemeldet werden muss. 

Eine Gewerbeanmeldung ist nicht kompliziert und in zwei Schritten erledigt: 

  1. Termin vereinbaren: In manchen Städten sind das Bürger- und Gewerbeamt zusammengelegt. Je nachdem was auf den eigenen Wohnort zutrifft, muss ein Termin beim entsprechenden Amt vereinbart werden.
  2. Formular ausfüllen: Eine Gewerbeanmeldung ist nichts weiter, als ein Formular. Einige Gemeinden bieten an, das Dokument im Voraus herunterzuladen und ausgefüllt zum Termin mitzubringen (Hier ein Beispiel: Gewerbeanmeldung). Dort wird es dann von einem Mitarbeiter überprüft und ggf. überarbeitet. Der einzige Punkt, über den man sich im Vorfeld Gedanken machen sollte, ist die Art der Tätigkeit, also wie das Unternehmen Geld verdient. 
nebenberuflich Gewerbe anmelden

Wer sich bei einzelnen Feldern unsicher ist, kann diese auch unausgefüllt lassen und zusammen mit einem Mitarbeiter vom Amt ausfüllen. Vor dem Termin sollte man sich noch über die anfallende Gebühr informieren. Diese unterscheidet sich von Stadt zu Stadt und liegt ca. zwischen 15 und 65 €. 

Normalerweise geht eine Gewerbeanmeldung ziemlich schnell und unkompliziert. Wer sich in einem genehmigungspflichtigen Gewerbe (z.B. Handwerk) oder als UG bzw. GmbH selbstständig macht, muss mit deutlich höherem Aufwand rechnen. Diese Punkte spielen bei der nebenberuflichen Tätigkeit als Einzel- bzw. Kleinunternehmer aber keine Rolle.  

4. Bogen zur steuerlichen Erfassung

Sobald das Gewerbe erfolgreich angemeldet ist, wird das Finanzamt benachrichtigt und schickt einem den Bogen zur steuerlichen Erfassung per Post. Wer freiberuflich tätig wird, muss eigenständig zum Finanzamt gehen und sich dort steuerlich registrieren. Da der Bogen zur steuerlichen Erfassung nicht gerade einfach auszufüllen ist, erledigt man das am besten mit einem Mitarbeiter vor Ort. Über zwei Punkte sollte man sich aber bereits im Vorfeld Gedanken machen:

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerreglung eignet sich in den meisten Fällen für eine nebenberufliche Tätigkeit. Aber was genau bedeutet es eigentlich, Kleinunternehmer zu sein? 

Als Kleinunternehmer ist man vom Umsatzsteuergesetz befreit, was den bürokratischen Teil einer Selbstständigkeit stark verringert. Als normaler Einzelunternehmer hingegen, muss man auf jeder Rechnung, die man an einen Kunden verschickt, 19 % Umsatzsteuer ausweisen. 

Beispiel: Wenn ein Kunde einem ein Produkt für 10 € abkauft, muss auf der Rechnung stehen, dass in diesem Preis 19 % Umsatzsteuer, also 1,90 € enthalten sind. 

Die ausgewiesene Umsatzsteuer muss nun an das Finanzamt abgeführt werden. Im obigen Beispiel müsste der Verkäufer des Produktes also 1,90 € an das Finanzamt bezahlen. Im Gegenzug erhält der Unternehmer aber auch jede Umsatzsteuer zurück, die er selbst an andere Unternehmen bezahlt. 

Beispiel: Der Unternehmer kauft für 10 € neues Papier. In dieser Rechnung sind 1,90 € Umsatzsteuer ausgewiesen. Diese erhält er nun vom Finanzamt zurück. Da sich die ausgegebene Umsatzsteuer gegen die eingenommene USt. rechnet, müsste der Unternehmer 0 € an das Finanzamt bezahlen (1,90 € – 1,90 € = 0 €). Würde der Unternehmer Papier für 100 € kaufen, würde er sogar 17,10 € vom Finanzamt erstattet bekommen (19,00 € – 1,90 € = 17,10 €).

Die Kleinunternehmerregelung befreit einem von diesem zusätzlichen Aufwand. Auf Ausgangsrechnungen also keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, andererseits erhält man keine ausgegebene Umsatzsteuer zurück. Eine weitere Regelung ist, dass der Umsatz auf 22.500 € im ersten Jahr beschränkt ist. Wird diese Grenze überschritten, muss der Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung (inkl. Umsatzsteuer) wechseln. 

Wichtig: Das ist überhaupt kein Problem und wirklich nicht kompliziert. Der Wechsel gilt ab dem Folgejahr und läuft automatisch, sofern sich ein Steuerberater um die steuerlichen Belange kümmert. 

Amazon FBA Steuern Checkliste

Es gibt jedoch auch ein paar Geschäftsmodelle bzw. Situationen, bei denen die Kleinunternehmerreglung keinen Sinn macht. Wer zum Beispiel mit hohen Investitionskosten startet, gibt zwangsläufig auch viel Umsatzsteuer aus, die er als Kleinunternehmer nicht mehr zurückbekommen wird. Wer anfangs hohe Investitionskosten hat, z.B. für den Einkauf von Ware, sollte das im Hinterkopf behalten. 

Ebenfalls problematisch wird es, wenn Produkte aus einem nicht EU-Land importiert werden. Denn um Waren zu importieren, benötigt man zwangsläufig eine Umsatzsteuer-ID und ist zur Zahlung von Einfuhrumsatzsteuer verpflichtet (19 % auf den importierten Warenwert). Bei einem Import mit einem Wert von 1.000 € sind das 190 € Einfuhrumsatzsteuer, die man als Kleinunternehmer nicht erstattet bekommt. 

Wer jedoch nebenberuflich ohne hohe Kosten startet und keine Produkte importiert, kann guten Gewissens von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und sich somit den Start etwas erleichtern. Möchte man aber z.B. eigene Produkte über Amazon verkaufen, ist man besser beraten auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.

Wichtig: Wenn man Produkte auf einem Marktplatz wie Ebay oder Amazon verkauft braucht man zwingend eine Umsatzsteuer ID.

Umsatzschätzung

Im Bogen zur steuerlichen Erfassung wird man ebenfalls dazu aufgefordert, Gewinn und Umsatz für die ersten zwei Jahre zu schätzen. Aber wieso soll man das eigentlich machen? 

Es geht hierbei nicht darum, das Finanzamt vom eigenen Vorhaben zu überzeugen und mit schönen Zahlen zu glänzen, sondern um eine realistische Einschätzung der Zukunft. So kann das Finanzamt eine Einschätzung vom Unternehmen machen und bei einer hohen Schätzung womöglich sogar eine Vorauszahlung der Steuern verlangen. Damit sichert sich das Finanzamt ab, denn wer angibt, dass schon im ersten Jahr 50.000 € Gewinn gemacht werden, scheint ein vielversprechendes Konzept zu haben und wird entsprechend auch hohe Steuern zahlen müssen. Damit diese Steuern auch wirklich bezahlt werden, nimmt sich das Finanzamt einen Teil davon schonmal im Voraus.

Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte also eher pessimistisch geschätzt werden. Hier kann man sich gut an die Regeln der Kleinunternehmerregelung halten und den Umsatz bei ca. 20.000 € ansetzen. Der Steuerfreibetrag liegt aktuell bei 9.744 €, weshalb die Gewinnschätzung nicht viel höher ausfallen sollte. Ebenfalls ist zu beachten, dass man ja nebenberuflich anfängt und der Gewinn dementsprechend deutlich geringer sein muss, als  das Einkommen aus dem Haupterwerb. Wer also 40.000 € im Jahr durch seine Arbeitsstelle einnimmt, sollte seinen Gewinn nicht auf 30.000 € schätzen. 

5. Geschäftskonto eröffnen

Wer geschäftliche Zahlungsein- und Ausgänge hat, sollte bei seiner Hausbank ein Geschäftskonto eröffnen. Im Unterschied zum privaten Girokonto zahlt man für das geschäftliche Konto eine geringe monatliche Gebühr von ca. 5 – 15 € und einen geringen Centbetrag für jede Überweisung.

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Es ist zwar theoretisch möglich, geschäftliche Zahlungen über das Privatkonto abzuwickeln, wird von der Bank aber nicht gerne gesehen und man würde sich bei einer Steuerprüfung und gegenüber dem Steuerberater verpflichten, alle Geldein- und Ausgänge des einen Kontos offenzulegen. Der Steuerberater müsste dann jede Transaktion nach geschäftlich und privat sortieren, was den buchhalterischen Aufwand, und damit die Kosten, erheblich erhöht. Das Geschäftskonto ist also eine lohnenswerte Ausgabe und vereinfacht den Überblick über die Finanzen. Als Einzelunternehmen kann man sich zwischen privaten und geschäftlichen Konto jederzeit Geld hin und her überweisen. 

6. Mitgliedschaft bei der IHK 

Als Gewerbetreibender in Deutschland wird man automatisch Mitglied bei der Industrie- und Handelskammer, kurz IHK. Da die ersten zwei Jahre bei einem Gewinn unter 24.500 € beitragsfrei sind, muss sich hier auch erstmal um nichts gekümmert werden. Es kann sich aber durchaus lohnen, die Angebote der IHK einmal genauer anzuschauen. Dort findet man nicht nur Seminare und Kurse zu allen möglichen Themen (z.B. Steuern), sondern bekommt auch seriöse Kontakte und Dienstleister vermittelt. 

Nach zwei Jahren wird ein jährlicher Beitrag von 50 € fällig, sofern der Gewinn im jeweiligen Geschäftsjahr 5.200 € überschreitet. Liegt der Gewinn bei über 25.000 € steigt auch der jährliche Beitrag etwas an. Im Endeffekt ist das System aber sehr fair und jeder Unternehmer kann von den Angeboten der IHK profitieren. 

7. Krankenversicherung 

Die Krankenversicherung ist bei jedem Selbstständigen ein wichtiges Thema. Besonders bei der gesetzlichen Krankenversicherung muss man aufpassen, da sich die Kosten hier am Einkommen des Versicherten orientieren. 

Wer nebenberuflich (also max. 18 Stunden pro Woche) Selbstständigkeit arbeitet und unter einer halben Bezugsgröße (aktuell ca. 1.600 € monatlich) verdient, bleibt in Deutschland grundsätzlich über den Arbeitgeber versichert. Aber Achtung, das sollte man sich unbedingt nochmal von seiner Krankenkasse bestätigen lassen. 

Bei familienversicherten, also z.B. Studenten bis 25 Jahren, sind die Regeln etwas anders. Hier muss der Selbstständige bereits ab 455 € Einkommen eine eigene Krankenversicherung abschließen. Der Beitrag berechnet sich anhand des Einkommens und liegt maximal bei ca. 800 €. Wer nebenbei studiert hat die besten Konditionen und zahlt monatlich einen Beitrag von ca. 100 €. Wer nicht studiert und keine Arbeit hat, muss mit ca. 200 € an monatlichen Beiträgen für die Krankenversicherung rechnen. Wie man Förderungen vom Arbeitsamt beantragt, wird in diesem Artikel erklärt: Anleitung zur Existenzgründung

Bei den Angaben zum Verdienst sollte man wirklich ehrlich bleiben, da jede Krankenversicherung im Kontakt mit dem Finanzamt steht und das Einkommen überprüfen kann. Wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass die Einnahmen höher sind als angegeben, kommt es ggf. zu einer Nachzahlung für jeden zu wenig bezahlten Monat. 

Das wichtigste ist, sich vor dem Start telefonisch bei seiner Krankenkasse zu vergewissern, ob und wie sich die Konditionen bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit ändern. 

8. Versicherungen – Richtig absichern

Wer selbstständig arbeitet oder Produkte verkauft, haftet auch für Schäden, die durch das eigene Angebot oder Mitarbeiter verursacht werden. Besonders wichtig ist eine solche Versicherung jedoch erst, wenn es auch gewisses Risiko gibt. Wer das Unternehmen gerade erst gründet und vielleicht als Freelancer zwischen 1 – 5 Kunden bedient, braucht in der Regel nicht direkt eine Betriebshaftpflichtversicherung. Wenn das Unternehmen aber größer wird, ist man mit einer entsprechenden Absicherung auf jeden Fall auf der sicheren Seite. 

Hinweis: Wichtig für alle, die mit physischen Produkten handeln, ist die Produkthaftpflichtversicherung. Diese deckt Schäden ab, die direkt durch das Produkt entstehen. Dabei geht vor allem um Schäden aufgrund von fehlerhaften Produkten, wie z.B. eine Lichterkette, die aufgrund eines falsch verbundenen Teils einen Kurzschluss auslöst. Eine entsprechende Versicherung passend zum Beispielbild kostet ca. 20 € pro Monat.

Produkthaftpflichtversicherung

Rentenversicherung

Um die Rentenversicherung muss man sich als nebenberuflich Selbstständiger auch erstmal keine Gedanken machen, da man diese weiterhin über den Arbeitgeber bezahlt. Es ist natürlich möglich, einen Teil der Einnahmen aus der Selbstständigkeit zu investieren und langfristig anzulegen, um sich ein zweites Standbein für das Alter aufzubauen. 

9. Buchhaltung – Notwendige Grundlagen

Egal wie klein ein Unternehmen ist, und egal wie viel Umsatz es macht. Sobald ein Gewerbe angemeldet wurde, besteht eine Pflicht zur korrekten Buchhaltung. Das gilt sowohl für Freiberufler, als auch für Selbstständige aller Art. Spätestens zur Steuererklärung müssen alle Zahlungsein- und Ausgänge buchhalterisch aufgearbeitet und dokumentiert sein. Die Steuererklärung macht in der Regel ein Steuerberater, während die Buchführung gerade am Anfang noch sehr leicht selbst umzusetzen ist.

Buchhaltung bedeutet, dass alle Belege (Ein- und Ausgangsrechnungen) sowie alle Dokumente, die eine wirtschaftliche Bedeutung haben (Kontoauszug, Darlehensverträge) jeden Monat sorgfältig sortiert und archiviert werden. Wer als Kleinunternehmer tätig ist, kann das ziemlich einfach selbst machen, da keine Umsatzsteuervoranmeldung fällig wird. Dazu im nächsten Abschnitt mehr. 

Wer als Einzelunternehmer ohne Kleinunternehmerregelung arbeitet, sollte sich zumindest ein Tool zur Hilfe nehmen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise Sevdesk oder Getmyinvoices. Solche Programme helfen bei der Sortierung und Aufbewahrung der wichtigsten Dokumente und können sich auch direkt mit dem E-Mail-Postfach sowie anderen Portalen verbinden, um Rechnungen zu importieren. 

Alternativ kann man sich so ein System natürlich auch mit Ordnern auf dem Laptop oder Google Drive erstellen. Das wichtigste ist nur, dass die Daten vollständig sind. Dafür ist empfehlenswert sich immer am Ende des Monats hinzusetzen und einmal den gesamten Kontoauszug durchzugehen. Dann prüft man, ob es für jede einzelne Zahlung eine Ein- bzw. Ausgangsrechnung gibt.

  • Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die man selbst von anderen Unternehmen bekommt, also für geschäftlichen Ausgaben. Dazu zählen auch Kassenzettel, die dokumentiert und aufgehoben werden sollten.
  • Ausgangsrechnungen sind Rechnungen, die man seinen Kunden stellt. Als Selbstständiger ist man verpflichtet, für jede Einnahme eine Rechnung zu schreiben. Um dabei nicht viel Zeit zu verlieren und Fehlerquellen zu minimieren, sollte man hierfür ein Tool verwenden. Das ist auch für den Steuerberater einfacher, da alle Rechnungen direkt im entsprechenden Format heruntergeladen werden können. Wer Produkte online über Amazon FBA oder Ebay verkauft, sollte unbedingt mit Tools arbeiten, um den Rechnungsversand zu automatisieren. 

Für den Anfang eignet sich das Tool Easybill, dass eine automatische Schnittstelle zu Shopify, Ebay oder Amazon hat, sich aber auch perfekt für die manuelle Rechnungserstellung einzelner Aufträge eignet. Wer bis zu 20 Rechnungen pro Monat schreibt, zahlt für das Tool monatlich 9 €. Bei 500 Rechnungen steigt der Preis auf 19 € und bei 5.000 Rechnungen auf 39,90 €. 

Nebenberuflich selbstständig Buchhaltung

10. Umsatzsteuervoranmeldung 

Dieser Abschnitt ist für jeden relevant, der die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nimmt. Ohne diese Spezialregel ist man nämlich verpflichtet, auf seinen Rechnungen 19 % Umsatzsteuer auszuweisen. Mit Tools geht das ebenfalls automatisch und stellt rechnerisch kein Problem dar. Diese 19 % des umgesetzten Betrages, müssen als sogenannte Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlt werden. 

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist sozusagen ein Bericht, in welchem dem Finanzamt mitgeteilt wird, wie viel Umsatzsteuer im letzten Monat bezahlt und eingenommen wurde. Die bezahlte Umsatzsteuer ergibt sich aus den Ausgaben und der eingenommen Umsatzsteuer aus Geschäftseinnahmen. Beide Beträge werden nun gegeneinander aufgerechnet, woraus sich ein Betrag ergibt, der gezahlt werden muss oder erstattet wird. 

Beispiel: Im Januar wurde ein Umsatz von 1.000 € erwirtschaftet. 19 % von 1.000 € sind  190 € eingenommene Umsatzsteuer. Im selben Monat wurden 500 € für Tools und Büromaterial bezahlt. 19 % von 500 € sind 95 € bezahlte Umsatzsteuer. Rechnet man jetzt 190 € minus 95 €, ergibt sich ein Betrag in Höhe von 95 € zu zahlender Umsatzsteuer. 

Im ersten Geschäftsjahr erwartet das Finanzamt jeden Monat einen solchen Bericht im entsprechenden Format, gefolgt von einer selbständigen Zahlung des Betrages. Wer monatlich wenig Ein- und Ausgangsrechnungen hat, kann die Umsatzsteuervoranmeldung relativ einfach mit einem Tool erledigen. Etwas komplizierter wird es bei internationalen Geschäften oder der Zusammenarbeit mit ausländischen Dienstleistern (Amazon FBA). Hier empfiehlt sich ein Steuerberater, der die Buchhaltung inkl. Umsatzsteuervoranmeldung für ca. 50€ pro Monat erledigen kann. 

Jährlich kommt zusätzlich noch die Steuererklärung dazu. Das ist beim Einzelunternehmen eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), also ein Bericht im korrekten Format, in welchem Einnahmen gegen Ausgaben gerechnet werden. Daraus ergibt sich der Gewinn, wovon dann der zu zahlende Steuerbetrag abhängig ist. Wer nebenberuflich selbstständig wird, muss beachten, dass das Einkommen aus dem Job und das Einkommen aus der Selbstständigkeit zusammen besteuert wird. Das bedeutet, man kommt insgesamt vermutlich nicht unter den Freibetrag in Höhe von 9.000 €. Am besten lässt man die Steuererklärung von einem Steuerberater durchführen, da dieser keine Fehler macht und weiß, wo Steuern gespart werden können. 

Fazit – Nebenberuflich in die Selbstständigkeit

Eine nebenberufliche Selbstständigkeit ist die ideale Voraussetzung, um ohne hohes Risiko ein eigenes Unternehmen zu gründen. Da Gewinne aus der Selbstständigkeit ohne Probleme zu 100 % reinvestiert werden können, wächst das Unternehmen schneller, als wenn man sich vom Umsatz noch ein eigenes Gehalt zahlen müsste.

Nebenberuflich in die Selbstständigkeit zu gehen ist eigentlich ziemlich einfach. Insgesamt sind es 10 Schritte, die man mehr oder weniger beachten muss, um das Fundament zu legen. Natürlich ist das Thema Steuern am Anfang noch etwas schwierig zu greifen, aber auch das wird mit der Zeit immer einfacher. Man darf nie vergessen, am Anfang geht es noch nicht um große Zahlen und auch beim Finanzamt sowie jeder anderen öffentlichen Einrichtung arbeiten Menschen, an die man sich bei Problemen oder Unsicherheiten wenden kann. 

Bei den obigen Schritten handelt es sich um Punkte, die grundsätzlich jeder Selbstständige abhaken muss. In manchen Geschäftsbereichen gibt es noch zusätzliche To Do’s, die man am Anfang erledigen sollte. So ist z.B. für den Import von Produkten (Beispielsweise bei Amazon FBA) noch eine sogenannte EORI-Nummer erforderlich und auf gängigen Verkaufsplattformen wie Ebay und Amazon benötigt man eine deutsche Steuerbescheinigung. Wer sich näher mit den Themen physische Produkte und Amazon FBA beschäftigen möchte, findet in diesem Artikel alle notwendigen Informationen: Amazon FBA Anleitung


FAQ – Häufig gestellte Fragen


Wie mache ich mich nebenberuflich selbstständig?

Um Nebenberuflich selbstständig zu werden, ist neben der Gewerbeanmeldung oder steuerlichen Registrierung als Freiberufler ggf. eine Genehmigung des Arbeitgebers erforderlich. Vorteilhaft sind ebenfalls ein Geschäftskonto sowie ein Buchführungs- bzw. Rechnungstool. 

Nebenberuflich selbstständig, was ist zu beachten?

Wichtig ist, sich bei seiner Krankenkasse zu informieren, ob sich die Konditionen bei einer zusätzlichen Selbstständigkeit ändern würden. Damit eine Selbstständigkeit wirklich als nebenberuflich gilt, darf das Einkommen nicht höher als der Gehalt aus dem Angestelltenverhältnis sein. Ebenfalls darf der wöchentliche Arbeitsaufwand bei maximal 18 Stunden liegen.