Outsourcing richtig nutzen: Mehr Zeit und Fokus auf das Wichtige!

Wenn die anfallenden To-Do's im Unternehmen die eigenen Kapazitäten übersteigen oder für bestimmte Aufgaben die Expertise fehlt, ist Outsourcing ein guter Weg Ressourcen freizumachen oder mit Experten zusammenzuarbeiten.
Outsourcing nutzen
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Bei vielen Gründern kommt irgendwann der Moment, an dem die anfallenden Aufgaben nicht mehr den eigenen zeitlichen Ressourcen entsprechen oder diese voll auslasten. Wächst das Unternehmen, wird diese Situation früher oder später eintreffen. Ob es schon so weit ist, kann man relativ leicht herausfinden: Wenn die operative Führung des Unternehmens so viel Zeit einnehmen, dass für strategische Entscheidungen, Visionen und Ziele keine Zeit mehr bleibt, sollte externe Unterstützung in Erwägung ziehen. Das kann in Form von Prozessen und Automatisierungen (Tools), aber auch durch Freelancer oder Dienstleister realisiert werden, kurz gesagt – durch Outsourcing. 

Was ist Outsourcing?

Das englische Wort Outsourcing steht im Deutschen für Auslagerung, also die Abgabe von Aufgaben und Arbeitsschritten an andere Unternehmen bzw. Selbstständige. Je mehr Arbeitsschritte ausgelagert werden, desto mehr Zeit hat der Gründer, sich mit langfristigen und strategischen Entscheidungen auseinandersetzen. 

Definition: Auslagerung von bisher in einem Unternehmen selbst erbrachten Leistungen an externe Auftragnehmer oder Dienstleister – Oxford Languages.

Vor- und Nachteile von Outsourcing 

Outsourcing nutzen

Vorteile

Werden Aufgaben an externe Dienstleister abgegeben, entstehen natürlich zeitliche Ressourcen, die für wachstumsfördernde Aufgaben genutzt werden können. Nicht ohne Grund sagt man, ein Unternehmer sollte nicht im, sondern am Unternehmen arbeiten. In der Gründungsphase ist das schwer umzusetzen, da man als Gründer zunächst für alles verantwortlich ist. Später, wenn es mehr um das Wachstum geht, wird sich das zunächst durch Outsourcing oder durch Mitarbeiter ändern. 

Aber auch während der Anfangsphase spielt Outsourcing in den meisten Geschäftsfeldern eine wichtige Rolle. Entwickelt man z.B. ein eigenes Produkt, lässt man dieses in der Regel von einem externen Hersteller produzieren und gibt alle gestalterischen Aufgaben (Verpackung, Logo, Branding) an einen Designer ab. Der Grund dafür sind nicht unbedingt die fehlenden zeitlichen Ressourcen, sondern das fehlende Know-how. Wenn man sich selbst nicht mit Verpackungsdesign auskennt, ist es völlig logisch, diese Ausgabe an einen Experten auf diesem Gebiet abzugeben. Durch Outsourcing steigert sich also auch die Qualität der Ergebnisse, bei oft geringeren Kosten. 

Viele Gründer vergessen, ihre eigene Arbeitszeit mit in die Kostenrechnung aufzunehmen und sich selbst als Angestellten des eigenen Unternehmens zu betrachten. Zu Beginn stehen Return und investierte Arbeitszeit natürlich in keinem Verhältnis, trotzdem sollte man diesen Aspekt im Hinterkopf behalten und seine eigene Arbeitszeit als wichtige Ressource für das Unternehmen betrachten. Einen Freelancer bzw. Experte zu beauftragen, ist also oft günstiger, als sich das entsprechende Thema selbst anzueignen und aufgrund mangelnder Erfahrung schlechtere Ergebnisse in Kauf zu nehmen. 

Nachteile 

Neben den vielen Vorteilen, gibt es auch einige Nachteile, die bei falscher Umsetzung entstehen können. Durch die Abgabe von Aufgaben gibt man immer einen Teil der Kontrolle an ein anderes Unternehmen bzw. eine externe Person ab. Je wichtiger die outgesourcte Aufgabe ist, desto riskanter ist es für das Unternehmen, vor allem, wenn es keine Alternativen für die Umsetzung gibt. Sucht man sich z.B. einen Hersteller mit patentiertem und einzigartigen Produktionsverfahren, ist man von diesem Hersteller abhängig. Daher sollte man immer genau überprüfen, ob man sich durch das Outsourcing in eine Abhängigkeit begibt oder sogar Qualitätsmängel in Kauf nimmt, weil man eigene Schlüsselkompetenzen ausgelagert hat. 

Übergibt man Aufgaben an andere Personen, ist der Raum für Fehler durch Missverständnisse oder Kommunikationshürden deutlich höher. Eine klare Kommunikation (z.B. durch praktische Anleitungen, klare Deadlines und festgelegte Ziele) ist das A und O für effizientes Outsourcing und die Erzielung gewünschter Ergebnisse. Dadurch entsteht wiederum ein zusätzlicher Aufwand, der entsprechend eingeplant werden sollte. Wenn nach und nach immer mehr Freelancer und Dienstleister in den Workflow integriert werden, ist die Nutzung eines Workflow-Tools in jedem Fall sinnvoll (z.B. Asana, Meistertask, ClickUp)

Durch den entstehenden Kontrollverlust bei einzelnen Aufgaben kann es passieren, dass eigene Standards in der Lieferkette nicht eingehalten werden. Ein nachhaltiges Unternehmen muss z.B. kontrollieren, ob Zulieferer oder Dienstleister die entsprechenden Kriterien erfüllen. Besonders wichtig ist dieser Aspekt, wenn das Unternehmen schon relativ groß ist und öffentlich klare Positionen vertritt (z.B. Politik, Nachhaltigkeit, Artenschutz, Menschenrechte etc.). Arbeitet man als klar positioniertes Unternehmen mit Firmen zusammen, die eine gegenteilige Position vertreten oder einfach Wert auf andere Dinge legen, kann das eigene Image schnell beschädigt werden.  

Beispiel: Die Firma Oatly (Milchersatzprodukte), die sich entsprechend für Veganismus, Tierwohl und Umweltschutz positioniert. Im Jahr 2020 hat Oatly zehn Prozent seiner Anteile an die Investmentfirma Blackstone verkauft. Wirtschaftlich war das vielleicht ein guter Deal, allerdings vertritt der CEO von Blackstone (Stephen Schwarzman) Positionen, die relativ wenig mit den öffentlich kommunizierten Werten von Oatly zu tun haben. Blackstone unterstützt z.B. Unternehmen, die an der Abholzung des Regenwalds beteiligt sind und CEO Stephen Schwarzmann ist bekennender Trump-Unterstützer. Nicht verwunderlich also, dass es nach diesem Deal massive Kritik seitens der Presse und natürlich auch von der eigenen Zielgruppe gab, die zum Boykott von Oatly-Produkten aufgerufen hat. 

Das Beispiel von Oatly ist zwar nicht aus dem Bereich Outsourcing, verdeutlicht aber sehr gut, was passieren kann, wenn Unternehmen mit gänzlich anderen Werten eine Rolle in der Lieferkette bzw. der Finanzierung spielen. 

Wann lohnt sich Outsourcing? 

Bevor man damit beginnt, Aufgaben an Freelancer oder Dienstleister auszulagern, sollte man prüfen, ob vielleicht Tools oder andere Workflow-Systeme infrage kommen. Viele Aufgaben lassen sich z.B. automatisieren oder können durch klare Arbeitsabläufe beschleunigt werden, was grundsätzlich billiger ist und keinen Kontrollverlust verursacht. Erst wenn eine persönliche Bearbeitung oder Fachwissen unerlässlich ist, sollte man Outsourcing in Betracht ziehen und Freelancer oder externe Unternehmen beauftragen.  

Sobald die benötigte Arbeitszeit in einem bestimmten Bereich zwischen 20 und 40 Stunden pro Woche liegt, kann über die Festanstellung von Mitarbeitern nachgedacht werden. Die Vorteile gegenüber Outsourcing sind, dass eigene Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden sind, je nach Anstellung keine weiteren Auftraggeber haben und der Kontrollverlust sehr überschaubar bleibt.

Im Gegenzug sind Mitarbeiter deutlich teurer und die eigene Verantwortung steigt, da der Lebensunterhalt von Mitarbeitern vollständig vom Arbeitgeber  abhängig ist. Für Kernaufgaben und Schlüsselkompetenzen ist ein Team aus festangestellten Mitarbeitern in jedem Fall vorteilhafter, als wenn sich das Unternehmen nur aus externen Dienstleistern und Freelancern zusammensetzt, die alle an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Für manche Positionen, wie z.B. Designer oder Software-Entwickler ist es auch schwierig wirklich gute Personen anzustellen, da Experten in diesem Bereich wesentlich mehr verdienen können, wenn sie sich selbstständig machen.  

Unterschied zwischen Agenturen und Freelancern 

Outsourcing Agentur

Beim Outsourcing von Aufgaben kann man sich grundsätzlich immer zwischen Freelancern und Agenturen entscheiden. Auf den ersten Blick scheint das vielleicht nicht so entscheidend, allerdings gibt es zwischen den beiden Möglichkeiten große Unterschiede. 

Eine Agentur ist ein Dienstleistungsunternehmen, welches einen klar definierten Serviceumfang bietet und eingehende Aufträge unter den Mitarbeitern verteilt. Einen Freelancer würde man eher als Selbstständigen bezeichnen,  da alle Aufgaben direkt von ihm selbst abgearbeitet werden. Der Preis sollte hierbei nicht der Hauptaspekt sein, wenn es um die Auswahl zwischen Freelancern und Agenturen geht, denn schlussendlich zählt das Ergebnis. 

Der Vorteil an Agenturen ist, dass man eine klar definierte Dienstleistung gegen einen klar definierten Preis erhält. Da Agenturen über mehrere Mitarbeiter verfügen, kann das Ergebnis zuverlässiger gewährleistet werden. Wird ein Mitarbeiter krank, kann dieser ersetzt und der Auftrag dennoch fertiggestellt werden. Das führt dazu, dass Mitarbeiter einer Agentur ihre Aufgaben eher abarbeiten, sich aber nicht mit dem Auftraggeber, also dem Unternehmen identifizieren. Ein Agentur-Mitarbeiter nimmt eingehende Aufträge ja auch nicht vom tatsächlichen Auftraggeber, sondern dem eigenen Arbeitgeber entgegen. Damit eignen sich Aufgaben mit klar definierten Arbeitsabläufen oder allgemeingültigen Standards gut für Agenturen (z.B. PPC-Marketing, SEO).

Der Fakt, dass es sich bei Agenturen um Unternehmen mit vielen Mitarbeitern handelt, hat allerdings auch Nachteile. Als Auftraggeber beauftragt man schließlich die Agentur, die anschließend ihre Mitarbeiter mit der Umsetzung beauftragt. Die Kommunikation findet also über Ecken statt, wodurch der Workflow nicht nur fehleranfällig, sondern auch verlangsamt wird. Möchte man z.B. kurzfristig etwas ändern, ist dies nur während den Geschäftszeiten der Agentur möglich und wird erst umgesetzt, wenn der zuständige Sachbearbeiter darüber informiert wurde. Oft agieren Agenturen auch nur als Vermittler und beauftragen selbst Freelancer, wodurch diese entweder schlechter bezahlt werden (die Qualität leidet, Freelancer vernachlässigt Agenturaufträge) oder die Dienstleistungspreise für Auftraggeber steigen (man zahlt also einen Aufschlag für die Vermittlung). 

Durch ein festes Auftragsverhältnis mit einem Freelancer können die Nachteile einer Agentur ausgeglichen werden. Ein Freelancer bietet in der Regel weitaus mehr Spielraum in Bezug auf individuelle Leistungen, kann ähnlich wie ein Mitarbeiter des Unternehmens behandelt werden und sich auch mit dem Unternehmen identifizieren. Auf der anderen Seite, sind die gewünschten Leistungen von einer Person abhängig, die aufgrund von Krankheit oder anderen persönlichen Ereignissen ausfallen kann. Da man bei Freelancern direkt mit Personen arbeitet, spielt die Persönlichkeit des Gegenübers, gerade bei langfristigen Kooperationen, in den Workflow mit ein. Damit dauert es etwas länger, den richtigen Freelancer zu finden, allerdings macht die Zusammenarbeit danach umso mehr Spaß. 

Ebenfalls wichtig zu beachten ist, dass Freelancer immer begrenzte Kapazitäten haben und vermutlich auch andere Auftraggeber. Dadurch sind freie Mitarbeiter nicht so stark an das Unternehmen gebunden und stehen dem Markt zur Verfügung. Es kann also immer passieren, dass der Freelancer ein deutlich besseres Angebot erhält oder zeitlich ausgelastet ist.

Letzteres ist insofern problematisch, als das eigene Unternehmen wächst, während die zeitlichen Ressourcen des Freelancers gleich bleiben. In diesem Fall kann man natürlich versuchen, den Freelancer zu einer Festanstellung zu bewegen. Ein Freelance-Verhältnis in Vollzeit funktioniert weniger, da dies schnell unter eine Scheinselbstständigkeit fällt.

Outsourcing Anleitung: Aufgaben abgeben (Beispiel) 

Outsourcing Anleitung

Auf den ersten Blick klingt Outsourcing ziemlich simpel: Man sucht sich Aufgaben, die man an einen Freelancer oder Dienstleister abgibt, zahlt Summe X und erhält dafür ein bestimmtes Ergebnis. Grundsätzlich funktioniert das auch so, allerdings gibt es bei der Umsetzung einige Punkte, auf die man achten sollte. Wenn man sich gerade an einem Punkt befindet, an dem Outsourcing der nächst beste Schritt wäre, ist diese Schritt-für-Schritt-Anleitung eine ideale Möglichkeit für die richtige Umsetzung: 

Schritt 1: Aufgaben für Outsourcing finden

Ein Unternehmen ist eine Zusammensetzung aus unglaublich vielen Bereichen, die in variable Aufgaben und Routinen unterteilt werden können, die wiederum unterschiedliche Ressourcen (Kapital, Zeit, Fachwissen etc.) erfordern. Im ersten Schritt geht es darum, diese Bereiche zu identifizieren und nach obigem Schema herunterzubrechen (Bereich > Aufgaben & Routinen > Ressourcen). Dieser und alle weiteren Schritte werden in folgender Anleitung am Beispiel von Amazon FBA (Entwicklung eigener Produkte und deren anschließender Vertrieb über Amazon) dargestellt. Zunächst geht es darum, alle größeren Bereiche zu identifizieren, z.B.: 

Den letzten Punkt (Daily Business) sollte man immer integrieren. Es handelt sich um Aufgaben bzw. Routinen, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Nachdem man ein Produkt gelauncht hat, muss man den Verkauf schließlich aufrechterhalten und dafür sorgen, dass das Geschäft Gewinne erzielt.

Ein Beispiel für das Daily Business im Bereich Amazon Vertrieb wäre die Verwaltung des Lagerbestands, also dafür zu sorgen, dass von jedem Produkt immer genug Einheiten im Lager sind. Hierbei handelt es sich um eine relativ einfache Aufgabe, die einmal standardisiert werden muss und anschließend ohne weiteres Fachwissen erledigt werden kann.

Die einzelnen Bereiche werden jetzt in Aufgaben und Routinen unterteilt. So kann der Workflow beispielsweise effizient geplant werden: 

Jede dieser Aufgaben hat natürlich nochmal einen eignen Workflow, der von Unternehmen zu Unternehmen anders ist. Darunter fallen z.B. individuelle Kriterien für die Auswahl der Produkte (z.B. werden nur Produkte in die Liste aufgenommen, die ein Umsatzpotenzial von mind. 20.000 € pro Monat haben). Zunächst geht es jedoch nicht darum, wirklich jede Aufgabe 1:1 darzustellen (wie eine Anleitung), sondern die Teilbereiche festzulegen, die einen eigenen Abschnitt im Prozess darstellen und sich für die Aufteilung an verschiedenen Mitarbeiter eignen würden. Es ist z.B. weniger sinnvoll, wenn verschiedene Mitarbeiter die einzelnen Schritte der Patentrecherche abdecken würde. 

Jetzt wird für jede der notierten Aufgaben geprüft, wie der Workflow optimiert werden kann und ob die Auslagerung an einen Freelancer ein sinnvoller Schritt ist. Zur Überprüfung können zu jeder Aufgabe folgende Fragen gestellt werden: 

  1. Kann der Workflow durch Tools automatisiert o. vereinfacht werden? 
  2. Ist für die Abarbeitung der Aufgabe Fachwissen erforderlich? 
  3. Kann der Workflow durch klare Regeln standardisiert werden?
  4. Wie viel zeitliche Ressourcen werden für Umsetzung benötigt?
  5. In welcher Frequenz (Abstand) wird die Aufgabe durchgeführt? 
  6. Handelt es sich bei der Aufgabe um eine eigene Kernkompetenz?
  7. Möchte man die Erledigung dieser Aufgabe aus der Hand geben?

Um zu verstehen, wie man die Antworten richtig deutet, wird der Prozess in folgendem Beispiel einmal für die Produktrecherche durchgeführt. 

Neue Produktideen sammeln: Kann nicht automatisiert, aber durch Tools beschleunigt werden. Trotzdem basiert ein großer Teil der Arbeit auf manueller Recherche innerhalb von Amazon = hoher zeitlicher Aufwand. Fachwissen ist nicht erforderlich, der Workflow kann standardisiert werden. Bei etwa einem Produktlaunch pro Monat liegt der zeitliche Aufwand bei 1-2 Stunden pro Tag (Frequenz: täglich). Da Produktrecherche standardisiert abläuft, handelt es sich um keine Kernkompetenz. Die Aufgabe soll aus der Hand gegeben werden, da es sich um routinierte Arbeit im Unternehmen handelt. 

  • Fazit: Die Aufgabe eignet sich für Outsourcing, da der zeitliche Aufwand hoch ist und die Verantwortung abgegeben werden kann. 
Amazon Produkte finden outsourcen

Liste aussortieren: Kann großteils automatisiert werden, sofern es klare Ausschlusskriterien gibt. Dafür braucht es jedoch ein individuelles Excel-Tool. Fachwissen für händische Aussortierung ist nicht erforderlich. Die Erstellung eines eigenen Tools erfordert jedoch sehr gute Excel-Kenntnisse. Der Workflow ist durch klare Regeln standardisiert. Das Aussortieren findet wöchentlich statt und dauert etwa 4 Stunden. Es handelt sich um keine Kernkompetenz, da Entscheidungen aufgrund von Daten und daraus folgenden Regeln getroffen werden. Entsprechend kann die Aufgabe aus der Hand gegeben werden. 

  • Fazit: Es handelt sich um eine datenbasierte Aufgabe, die monatlich 16 Stunden Arbeitszeit kostet. Durch ein Excel-Tool könnte der Aufwand um 3 Stunden reduziert werden. Was wäre günstiger? Die Erstellung eines Tools in Auftrag zu geben oder einen Freelancer anzustellen? Der Freelancer kostet bei einem Stundenlohn von 15 € monatlich 240 €. Die Erstellung eines Tools kostet z.B. einmalig 800 € und reduziert die monatlichen Kosten auf 60 €. Während die Kosten für Variante 1 jährlich bei 2.880 € liegen, kostet Variante zwei im ersten Jahr 1.520 € und anschließend 720 € pro Jahr. Es ist ein einmaliger Auftrag. 

Patentrecherche: Dieser Schritt muss händisch durchgeführt werden. Es gibt keine Tools für Automatisierung oder signifikante Beschleunigung. Fachwissen ist bei einfacheren Produkten nicht erforderlich, allerdings soll in Zukunft auch Elektronik gelauncht werden, wofür Fachwissen vorhanden sein sollte. Die Ausarbeitung klarer Regeln ist bei einfachen Produkten ebenfalls vorhanden. Die zeitlichen Ressourcen liegen im Moment bei 3-5 Stunden pro Woche. Es handelt sich um keine Kernkompetenz. Für zukünftige Aufgaben in diesem Bereich ist aktuell keine Kompetenz vorhanden. Die Aufgabe soll von jemand anderem übernommen werden. 

  • Fazit: Die Patentrecherche für Standardprodukte unterliegt klaren Regeln und kann ausgelagert werden. Für komplexere Produkte muss in diesem Fall eine andere Person beauftragt werden. Ein Patentanwalt ist teuer und auch nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist, dass sich die Person mit dem Produktbereich auskennt und technische Zeichnungen versteht. 

Zertifikatsrecherche: Für die Recherche sind bei Standardprodukten keine Tools erforderlich. Für komplexere Produkte kann z.B. das Tool ProductIP hinzugezogen. Fachwissen ist kaum erforderlich, bei komplexen Produkten aber von Vorteil. Für die abschließende Überprüfung kann ProductIP beauftragt werden. Der Workflow ist standardisiert, aktuell liegen die zeitlichen Ressourcen bei 2 Stunden pro Woche. Der Aufwand für Elektronik ist noch nicht absehbar. Es ist keine Kernkompetenz und die Aufgabe soll abgegeben werden. 

  • Fazit: Diese Aufgabe kann u.U. zusammen mit der Patentrecherche an eine Person abgegeben werden. Verständnis für Rechtstexte und Regularien sollte vorhanden sein. Für die Umsetzung wird das Tool ProductIP genutzt. Im besten Fall hat die Person schon Erfahrungen in diesem Bereich. Für die abschließende Überprüfung wird ein Experte von ProductIP beauftragt. 

Entscheidung treffen: Nach der Zertifikatsrecherche wird sich herausstellen, mit welchen Produkten man in die nächste Phase, die Produktentwicklung geht. Da es sich um strategische Entscheidungen mit weitreichenden Folgen handelt, die sich direkt auf das Wachstum des Unternehmens beziehen, kann und sollte diese Aufgabe nicht automatisiert oder ausgelagert werden. Strategische Entscheidungen fallen immer unter die Arbeit AM Unternehmen und sollten von der verantwortlichen Person (Gründer/Geschäftsführer) getroffen werden. Diese Aufgabe eignet sich also nicht für Outsourcing, da man die Kontrolle über sein Unternehmen aus der Hand geben würde. 

Schritt 2: Outsourcing konkretisieren 

Nach dem ersten Schritt hat man eine Liste, mit allen geeigneten Aufgaben. Jetzt muss man sich überlegen, wie viele Freelancer man braucht, ob diese Fachwissen benötigen und welche To-Do’s an eine Agentur bzw. als einmaliger Auftrag abgegeben werden können. Diese Zuteilung vermittelt schonmal ein grobes Bild über das erforderliche Budget. Dabei gilt grundsätzlich, je mehr Erfahrung, Fachwissen und Verantwortung ein Freelancer hat, desto höher sein Stundensatz. Weniger komplexe Aufgaben, die ohne große Vorkenntnisse erledigt werden können, kosten entsprechend weniger und sollten von einem anderen Freelancer ausgeführt werden. Wie man die Aufgaben an Freelancer zuordnen und ein Budget festlegen kann, zeigt folgendes Beispiel: 

Outsourcing Prozesse

Je erfahrener (professioneller) ein Freelancer ist, desto höher sind in der Regel die Kosten. Eine gute Möglichkeit für den Anfang sind Studenten, die einen hohen Jobbedarf haben und in der Regel über gewisses Fachwissen verfügen. Die obere Tabelle gibt Aufschluss darüber, wie viele Freelancer man in welchen Bereichen braucht und ob diese über Fachwissen verfügen müssen. Die ersten beiden Aufgaben lassen sich beispielsweise von einem Freelancer durchführen (hier als A gekennzeichnet), da kein Fachwissen erforderlich ist und sich die Bereiche sehr ähneln. Zum Schluss stellt sich natürlich die Frage, ob das Budget für die volle Umsetzung des Plans ausreicht. Falls nicht, müssen unwichtigere Aufgaben gestrichen und erstmal selbst ausgeführt werden. 

Wichtig: Bevor man eine Aufgabe an eine Person auslagert, die kein Fachwissen erfordert, sollte man sich mindestens so weit mit dem Thema beschäftigt haben, dass man die Qualität der Arbeitsleistung prüfen und zur Not selbst intervenieren kann. Beauftragt man z.B. eine PPC-Agentur ohne zu wissen, was PPC eigentlich ist, macht man sich von der Agentur abhängig und weiß nicht einmal, ob die erhaltenen Leistungen gut oder schlecht sind.  

Schritt 3: Freelancer suchen

Bei der Suche nach freien Freelancer, Dienstleistern oder Agenturen sollte man wie bei der Mitarbeitersuche langfristig orientiert vorgehen. Im besten Fall ergibt sich eine Zusammenarbeit, die über mehrere Jahre hält und vielleicht sogar in einem Angestelltenverhältnis endet. Bei der Suche ist entscheidend, nach welcher Art von Mitarbeit man sucht. Sucht man z.B. einen Freelancer für einfache Aufgaben bei einem Pensum von 20 Std. pro Woche, sollte man sehr darauf achten, dass die Persönlichkeit des Bewerbers mit der eigenen übereinstimmt. Dieser Aspekt kann sogar noch wichtiger sein, als das erforderliche Fachwissen, welches erlernbar ist. 

Amazon-FBA-Produktfotos

Sucht man hingegen einen Freelancer, der zu keinem festen Pensum auftragsbasiert arbeitet (z.B. einen Produktfotografen), sollten Leistung und Fachwissen vorher genau überprüft werden. Natürlich ist es auch in diesem Fall angenehmer, mit einer Persönlichkeit zusammenzuarbeiten, die sich in ihrer Arbeit ähnlich hohe Standards setzt. Wie man solche Dienstleister, aber auch langfristige Mitarbeiter finden kann, wird in den nächsten Unterpunkten ausführlich erklärt. 

Anlaufstellen zur Personensuche 

Bevor man freie Mitarbeiter beauftragen kann, braucht man eine Auswahl geeigneter Personen. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die sich je nach Aufgabenbereich besser oder schlechter eignen: 

Eigene Netzwerk: Diese Möglichkeit eignet sich besonders für die Suche nach langfristigen Mitarbeitern. Das eigene Netzwerk bezieht sich dabei sowohl auf geschäftlich als auch private Kontakte. Darunter fallen Social Media Accounts, geschäftliche Kontakte, aber auch Freunde und Bekannte. Je mehr Menschen wissen, dass man gerade auf der Suche nach einem Mitarbeiter ist, desto wahrscheinlicher wird sich auch jemand melden. Falls man eine Community besitzt, die bereits eine starke Bindung zum Unternehmen oder der eigenen Marke besitzt, wird man vermutlich einige Bewerbungen erhalten. 

Freelancer finden

Plattformen: In jedem Bereich gibt es Plattformen, auf denen sich die eigene Zielgruppe austauscht und bereits miteinander vernetzt ist. Darunter fallen z.B. Events, Gruppen auf Social Media und Foren. Der Vorteil an solchen Plattformen ist, dass man dort leicht Personen findet, die ebenfalls vorhaben ein Business zu gründen und nebenbei gerne in einem ähnlichen schon fortgeschritteneren Unternehmen arbeiten möchten. 

Karrierenetzwerke: Netzwerk-Plattformen wie Xing und LinkedIn bieten eine Möglichkeit, gezielt potenzielle Mitarbeiter anzuwerben. Gleichzeitig kann man im Profil auf die Mitarbeitersuche aufmerksam machen und wird je nach Profilreichweite direkt von Interessenten angeschrieben. 

Freelancer Portale: Es gibt viele Plattformen für die Vermittlung zwischen Freelancern und Auftraggebern. Besonders bei projektbasierten Aufträgen ist der Weg über eine solche Plattform die wahrscheinlich beste Möglichkeit. Hier findet man unzählige Freelancer aus verschiedenen Branchen und Ländern, die auf der Suche nach potenziellen Auftraggebern sind. Um die Suche etwas zu erleichtern, stellen einige Plattformen KPIs über die Leistungen zur Verfügung. So kann man z.B. einsehen, wie viele Stunden ein Freelancer bereits beauftragt wurde, wo die Erfolgsrate für abgeschlossene Projekte liegt und wie lange diese angedauert haben. Beispiele sind hier Fiverr oder Upwork.

Freelancer Portale nutzen

Virtuelle Assistenz: Besonders populär wurde das Thema virtuelle Assistenz u.a. durch Tim Ferris, der in seinem Buch Die vier Stunden Woche viel darauf eingeht. Im Prinzip sind virtuelle Assistenten (VA) auch Freelancer, die sich aber vor allem um organisatorische Aufgaben bzw. das Backoffice kümmern. Mittlerweile decken VA-Agenturen allerdings auch andere Themen, wie etwa Design, Marketing oder Vertrieb ab. Der Vorteil einer VA-Agentur ist, dass man entsprechend seiner Bedürfnisse einen Freelancer zugeteilt bekommt und sich verhältnismäßig um wenig kümmern muss.  

Virtuelle Assitenten finden

Freelancer finden auf Upwork, Fiverr & Co. 

Ohne Netzwerk und bereits vorhandene Reichweite sind Freelancer Plattformen die beste Möglichkeit, um freie Mitarbeiter mit vorhandenem Fachwissen zu finden. Auf der anderen Seite lässt sich dadurch kein individuelles Gehalt festlegen, da gute Freelancer ihren festgelegten Wert haben, wodurch der Stundensatz oft im höheren zweistelligen Bereich liegt. Als junges Unternehmen sollte man also genau prüfen, ob Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

1. Fiverr 

Das Portal Fiverr kennen vermutlich die meisten. Es handelt sich um einen großen internationalen Marktplatz für Dienstleistungen, auf denen jeder ohne Zertifizierung etwas anbieten kann. Das ist vorteilhaft, denn die Auswahl ist riesig und die Preise pro Auftrag beginnen bei 5 USD. Auf der anderen Seite weiß man bei günstigen Freelancern nicht, ob z.B. erstellte Designs frei von Urheberrechten sind oder die Qualität der Leistung den Erwartungen entspricht. Um solchen Risiken entgegenzuwirken, sollte man sich nicht für günstigste Angebot, sondern einen professionellen Anbieter entscheiden. Das können entweder Pro-Anbieter sein, bei denen es sich um verifizierte Freelancer handelt, deren Arbeit auch viel Geld kostet (ganz rechts) oder andere Dienstleister mit guten Bewertungen und einem günstigeren Preis.

Da Freelancer auf Fiverr nicht nach Stunden, sondern pauschal bezahlt werden, eignet sich die Plattform für einzelne Projekte mit klarem Ergebnis, z.B. Gestaltung eines Logos, Schreiben eines Textes, Programmierungen etc.)

2. Upwork 

Upwork ist wahrscheinlich die bekannteste Plattform für Freelancer. Während auf Fiverr nur Projekte zu Fixpreisen angeboten werden, findet man auf Upwork auch Freelancer mit dazugehörigen Stundensätzen. Die meisten Freelancer sind echte Profis und haben auch einen entsprechenden Stundensatz, der oft im höheren zweistelligen Bereich liegt. Um die Auswahl eines Freelancers zu erleichtern, stellt Upwork verschiedene Daten bereit, wie z.B. den Job-Success-Faktor. Dieser gibt an, zu wie viel Prozent die bearbeiteten Jobs erfolgreich abgeschlossen wurden. 

Neben der Personensuche gibt es auf Upwork ebenfalls einen Marktplatz für Projekte. Dieser funktioniert ähnlich wie Fiverr. Freelancer bieten ein Projekt zum Fixpreis an und Unternehmen können das Projekt mit nur wenigen Klicks in Auftrag geben. 

3. Freelancer.com

Wer auf der Suche nach internationalen Freelancern mit zum Teil sehr günstigen Stundensätzen ist, wird auf Freelancer.com fündig. Um geeignete Freelancer zu finden, gibt es zwei Möglichkeiten: Die direkte Suche nach einer Person oder das Schalten einer Art Stellenanzeige, auf die sich geeignete Freelancer bewerben können. Der Vorteil an zweiterer Methode ist, dass man die eigenen Konditionen bereits setzen kann und sich nur Freelancer melden, die mit damit einverstanden sind. Auf der anderen Seite kann das dazu führen, dass sich die guten Leute bei zu geringem Stundensatz gar nicht erst bewerben. 

4. Freelance.de 

Wer ausschließlich nach deutschen Freelancern sucht, was für ein langfristiges Arbeitsverhältnis durchaus von Vorteil sein kann, sollte bei Freelance.de vorbeischauen. Das ist eine deutsche Website, auf der inländische Freelancer ihre Dienstleistungen anbieten können. Die Preise lassen sich nicht abschätzen, da die meisten Preise nur auf Anfrage mitgeteilt werden. Da es sich jedoch um deutsche Freelancer mit sehr hohen Kompetenzen handelt, ist von einem höheren Preisdurchschnitt auszugehen. Ein Nachteil an Freelancer.de ist, dass für eine umfängliche Nutzung monatliche Kosten ab 50 € entstehen. Es gibt zwar einen 0 € Tarif, allerdings bietet dieser nur eingeschränkte Funktionen. Wer jedoch echte Experten in komplexen Themen sucht, findet auf Freelance.de vermutlich den passenden Ansprechpartner. 

Schritt 4: Freelancer auswählen 

Ganz egal, mit welche Weg man für die Freelancer-Suche wählt. Zum Schluss hat man eine Liste mit potenziellen Freelancern vorliegen, die sich für eine langfristige Mitarbeit eignen würden. Für kurzfristige Projekte (z.B. eine Logo-Gestaltung), spielt dieser Schritt nicht so eine wichtige Rolle, da man den Freelancer anhand seiner Leistungen und Kosten direkt beauftragen kann, während es bei der langfristigen Mitarbeit viel mehr auf die Persönlichkeit (Werte, Motivation, Kommunikation etc.) des Mitarbeiters ankommt. 

Bevor es an die ersten Gespräche geht, sollte man seine Erwartungen einmal schriftlich festhalten. Darunter fallen alle Eigenschaften, Fähigkeiten und Ansprüche, die ein Mustermitarbeiter erfüllen müsste. Das betrifft alle Aspekte der Persönlichkeit, die Interessen sowie fachliches Know-how, aber auch die Mindestanforderungen wie z.B. zeitliche Einsatzfähigkeit und Erreichbarkeit. Diese Informationen werden nun genutzt, um gezielte Fragen für das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Dafür kann man z.B. eine Excel-Tabelle anlegen, in welcher sich links die Frage und rechts die Antworten befinden. 

Es gibt unzählige Methoden und psychologische Tricks, um die Persönlichkeit eines Bewerbers präzise zu analysieren. Am besten informiert man sich vor den Gesprächen über solche Fragetechniken und beschäftigt sich mit sogenanntem Big-Five-Modell der Persönlichkeitsforschung. Man kann Bewerber bzw. Freelancer auch schon vor dem Gespräch einen Persönlichkeitstest machen lassen, um die Fragen noch gezielter vorbereiten zu können. 

Bei der Formulierung von Fragen darf man ruhig etwas kreativer sein. Wenn man z.B. auf der Suche nach einer Person ist, die man auch mal spontan oder zu Unzeiten anrufen kann, braucht diese ein hohes Maß an Flexibilität und Spontanität. Diese Frage direkt zu stellen (sind Sie flexibel?) wäre nicht unbedingt zielführend, da die Antwort einfach Ja oder Nein lautet und man diese nicht wirklich verifizieren kann. Stattdessen sollte man Fragen suchen, deren Antwort Rückschlüsse darauf gibt, ob die Person das gewünschte Maß an Flexibilität gewährleisten kann oder nicht.

Das könnten zum Beispiel Fragen sein wie: 

  • Wie planen Sie Ihre Woche? 
  • Wie strukturieren Sie Ihren Tag? 
  • Wann sind Sie nicht erreichbar? 

Wenn der Freelancer z.B. auf die ersten zwei Fragen antwortet, dass er jeden Tag der kommenden Woche am Sonntag plant, innerhalb der Tage keine Zeitblöcke freilässt und die Arbeit konsequent ab 18:00 beendet, entspricht die gewünschte Flexibilität vielleicht nicht den eigenen Erwartungen. Würde der Freelancer hingegen überhaupt keine Tages- und Wochenplanung machen, arbeitet er vermutlich nicht sehr strukturiert und wird Probleme mit Deadlines haben. Die optimale Antwort könnte sein, dass eine Wochenplanung anhand von Zielen und Arbeitsblöcken erstellt wird, während die Tagesplanung am Vorabend stattfindet und genug Raum für nicht planbare bzw. spontane Aktivitäten beinhaltet. 

Die Kunst ist, Fragen zu stellen, aus deren Antwort man persönliche Eigenschaften und Fähigkeiten ableiten kann. Fragen, die sich direkt auf die Zusammenarbeit beziehen, können natürlich direkt gestellt werden (z.B. verfügbare zeitliche Ressourcen).  

Schritt 5: Probearbeiten verteilen 

Nach Ende der Bewerbungsgespräche hat man sich entweder schon entschieden oder eine engere Auswahl gebildet. Probearbeiten sind eine gute Möglichkeit, nach der Persönlichkeit noch die Arbeitsqualität und Leistung einer Person zu prüfen. Dieser Schritt ist besonders sinnvoll, wenn man auf der Suche nach langfristigen Partnern und Mitarbeitern ist, lässt sich allerdings nur mit entsprechendem Budget umsetzen. Wenn sich Freelancer aus Eigeninitiative bewerben und wirklich für das Unternehmen arbeiten wollen, kann eine Probeaufgabe auch unbezahlt stattfinden. Diese sollte allerdings nicht viel Arbeitszeit erfordern (falls finanziell möglich, ist eine Entlohnung der Probearbeit immer fair)

Die Probearbeit sollte eine Aufgabe umfassen und eine Deadline haben. Wichtig ist, dass alle Freelancer dieselbe Aufgabe erhalten, um die Ergebnisse richtig vergleichen zu können. Dafür erstellt man zunächst ein Briefing, in welchen die Aufgabe klar und deutlich beschrieben wird. Zum Beispiel: gestalte einen Flyer mit vorliegenden Texten und Bildern. Unsere Unternehmensfarben sind Rot und Schwarz, bei der Schriftauswahl hast du freie Auswahl etc. Man schreibt also auf, wie das Ergebnis aussehen soll und nicht, wie der Freelancer zu diesem Ergebnis kommt. Für die Fertigstellung der Aufgabe sollte eine klare Deadline definiert werden, um die Pünktlichkeit zu überprüfen. 

Jetzt heißt es Aufgaben vergleichen. Je nach Wunsch kann man sich die Ergebnisse auch in einem Zoom-Meeting mit kurzer Präsentation vorstellen lassen. So findet man heraus, wie der Freelancer an die Aufgabenstellung herangegangen und zum vorliegenden Ergebnis gekommen ist. Ein besonders gutes Zeichen ist, wenn der Bewerber die Aufgabe wie gewünscht erfüllt, aber noch eigene Ideen oder Verbesserungsvorschläge mitbringt und diese sogar während der Bearbeitung kommuniziert. Das zeigt, dass sich der Freelancer wirklich mit dem Unternehmen und der Aufgabe auseinandersetzt, etwas Eigeninitiative besitzt und in seinem Gebiet Verantwortung übernehmen kann. 

Schritt 6: Freelancer einarbeiten

Jetzt geht es los. Man hat einen oder mehrere Freelancer im Unternehmen und kann verschiedene Aufgaben outsourcen. So jedenfalls das Endresultat. Zu Beginn müssen die Freelancer jedoch eingearbeitet und in den Workflow des Unternehmens integriert werden. Vielleicht muss dieser sogar ganz neu aufgebaut werden. Als Unternehmer ist man dafür verantwortlich, Systeme und Abläufe zu schaffen, die das Unternehmen mehr oder weniger automatisiert laufen lassen (Stichwort Routinen). Wenn man sich an dem Punkt befindet, einen oder mehrere Freelancer zu integrieren, hat man in dieser Richtung wahrscheinlich schon viel getan. Jetzt müssen die Systeme jedoch neu gedacht und mit mehreren Personen verknüpft sein. Dabei sind folgende Fragen relevant, die zum Verständnis direkt für das Beispiel aus Schritt 1 und 2 beantwortet werden: 

  1. Welche Zugriffe braucht der Freelancer? Darunter fallen alle Tools, die der Freelancer für die Erledigung der Aufgabe braucht, aber auch Dokumente, Listen und Programme für den Workflow.
    Beispiel: Freelancer A braucht 
    • X-Ray: Tool für die Produktanalyse innerhalb von Amazon. 
    • Produktliste: G-Sheets-Tabelle für potenzielle Produkte. 
    • Basecamp: Vergabe von To-dos. Workflow Management. 
    • Slack: Kommunikation innerhalb des Unternehmens. 
  1. Wie sieht der standardisierte Workflow aus? Hier geht es um den Workflow allgemein, also die übergeordnete Struktur. Ist der Workflow fertiggestellt, wird dieser dem Freelancer mitgeteilt. Vorteilhaft hierfür ist die Nutzung eines Aufgabentools, wie z.B. Basecamp, Trello oder Notion. Dort können Abläufe und Workflows an übersichtlich an einem Ort gesammelt und Mitarbeitern zugewiesen werden.
    Beispiel: standardisierter Workflow für Freelancer A
    • Produkte werden nach Kriterien auf Amazon gesucht. 
    • Potenzielle Produkte werden in eine Sheet eingetragen. 
      1. Frequenz: täglich
    • Jedes Produkt wird analysiert & Notizen in ein File eingetragen. 
    • Textdokument wird in entsprechende Spalte zum Produkt verlinkt. 
    • Gute Produkte werden grün markiert, schlechte Produkte rot. 
      1. Frequenz: Wöchentlich jeden Freitag
    • Freitag um 17:00 kurzes Meeting für Besprechung der Ergebnisse. 
    • Aufgabe wird abgehakt, Freelancer C wird benachrichtigt. 
  1. Wie sieht der Workflow innerhalb der Aufgaben aus?
    Jetzt werden die einzelnen Aufgaben aus dem standardisierten Workflow nochmal in ihre Bestandteile heruntergebrochen. Dafür wird für jede Aufgabe ein Textdokument erstellt, in welchem sich alle Informationen befinden, die der Freelancer für die Erledigung der Aufgabe benötigt. Je mehr Fachwissen der Freelancer bereits hat, desto weniger Informationen sind erforderlich. Zusätzlich zum Textdokument ist ein Video-Briefing enorm hilfreich. Das lässt sich ganz einfach über eine Bildschirmaufnahme erstellen. Dafür führt man die jeweilige Aufgabe einmal durch und erklärt dabei alles Wichtige, z.B. eine Produktrecherche. Das schriftliche Briefing ergänzt nochmal alle Informationen, die man evtl. während der Bearbeitung nachschlagen muss: 
    • Wie bedient man Tools? 
    • Was sind die Login Daten? 
    • Kriterien für Produkte. 
    • Produktbeispiele etc. 

Zum Schluss muss das ganze natürlich noch umgesetzt werden, denn die Infrastruktur für die Umsetzung des Workflows ist vielleicht noch gar nicht vorhanden. In dem Fall wäre das die Einrichtung von Basecamp, das Hinzufügen eines Nutzers zu X-Ray und das Erstellen einer Ordnerstruktur in Google-Drive. Sobald das Gerüst steht, kenn es mit der Arbeit losgehen. 

Typische Fehler bei Outsourcing 

GoBD-konforme Rechnungen

1. Verantwortung für Fehler 

Es kann immer vorkommen, dass Mitarbeiter bestimmte Deadlines nicht einhalten, ihre Aufgabe falsch erledigen oder andere Erwartungen nicht erfüllen. Das ist natürlich ärgerlich, allerdings steckt dahinter höchstwahrscheinlich kein böser Wille oder Faulheit, schließlich hat man den Freelancer im Vorfeld umfangreich geprüft. Bevor man den Mitarbeiter kritisiert oder sogar entlässt, sollte man den Ursachen für das Problem auf den Grund gehen. 

Meistens findet man diese bei sich selbst bzw. in der vorangegangenen Kommunikation. Gründe für verfehlte Ziele könnten z.B. zu schwache bzw. unkonkrete Inputs, unrealistische Erwartungen oder unzureichende Ressourcen, wie schlechte Tools oder zu wenig Budget sein. Lösen kann man das nur, indem man klar kommuniziert, den Mitarbeiter nicht verurteilt und ihn stattdessen nach seinen Bedürfnissen fragt. Natürlich können die Gründe auch beim Freelancer liegen. Seien es private Probleme oder Überschätzung der Kapazität, auch hier ist Kommunikation auf Augenhöhe der Schlüssel zur Lösung.  

2. Überlastung von Freelancern 

Vielleicht hat man gerade einen Freelancer eingestellt, der sich vor allem um Marketing kümmert, bei Bedarf aber auch kleinere Aufgaben erledigt. Der Freelancer liefert außerordentliche Ergebnisse, ist motiviert, arbeitet gerne auch mal länger und wird zum wichtigen Teil des Unternehmens. 

Die Gefahr ist, dass man dem Freelancer jetzt immer mehr Aufgaben zuweist, weil man sich auf ihn und seine Arbeit verlässt. Schwierig wird das vor allem, wenn diese Aufgaben gar nicht mehr oder nur entfernt im Kompetenzbereich des Mitarbeiters liegen. Die große Gefahr ist, dass die Ergebnisse jetzt in allen Bereichen sinken, weil dem Freelancer der Fokus auf seine Kompetenz fehlt, er in anderen Bereichen vielleicht keine Kompetenz hat und sich diese erst aneignet und zeitlich total ausgelastet ist. Man selbst merkt das vielleicht gar nicht und auch der Freelancer teilt einem die Überbelastung nicht unbedingt mit, da er seinen Status als Top-Mitarbeiter nicht gefährden möchte. Die Lösung ist, Experten in ihrem Expertenbereich arbeiten zu lassen und bei Wachstum des Unternehmens frühzeitig weitere Freelancer oder Mitarbeiter einzustellen.  

3. An ungeeigneten Mitarbeitern festhalten

Falls es trotz konstruktiver Gespräche wiederholt zu überschrittenen Deadlines, gleichen Fehlern oder der Nichteinhaltung von Abmachungen kommt, sollte man sich die Frage stellen, ob es eine realistische Aussicht auf Besserung gibt oder man sich vielleicht für einen anderen Freelancer entscheiden sollte. Auch in so einem Fall kann man die Verantwortung erstmal bei sich suchen, da man die Persönlichkeit des Mitarbeiters vielleicht falsch eingeschätzt hat. Natürlich ist die Trennung von einem Mitarbeiter nicht angenehm, allerdings sollte man diese auch nicht aufschieben, wenn eine weitere Zusammenarbeit zu unzureichenden Ergebnissen und letztendlich auch Stress führt. Wichtig ist nur, dass man vor diesem Schritt nach den Ursachen sucht (Punkt 1 & 2) und direkt kommuniziert, wenn die Leistungen nicht den eigenen Erwartungen entsprechen. Führen diese Gespräche jedoch zu keiner Verbesserung, ist ein Mitarbeiterwechsel der sinnvollste Schritt. 

4. Sich in eine Abhängigkeit begeben 

Eine Gefahr von Outsourcing ist, sich von einem anderen Unternehmen abhängig zu machen. Ob man von einer externen Partei abhängig ist, lässt sich mit dieser Frage ganz einfach überprüfen: Wäre der Geschäftsbetrieb innerhalb kürzester Zeit wiederhergestellt werden, wenn Unternehmen XY ausfällt? Falls nein, setzt man das Unternehmen einem Risiko aus, welches schwerwiegende Folgen haben könnte. In Bezug auf Freelancer ist dieser Punkt weniger relevant, da diese leichter ausgewechselt werden können und in der Regel nicht für das Kerngeschäft des Unternehmens verantwortlich sind. 

Anders ist es, wenn man z.B. eigene Produkte entwickelt und diese von externen Unternehmen produzieren lässt. In diesem Fall ist ein regulärer Geschäftsbetrieb nur möglich, wenn die entsprechenden Produkte auch produziert werden können. Ist eine Produktion aus irgendwelchen Gründen nicht möglich (Insolvenz, Sachschaden, Engpässe etc.) hat man selbst plötzlich keine Produkte mehr. Besonders am Anfang, wenn man 1-5 Produkte von vielleicht sogar demselben Hersteller verkauft, hätte das gravierende Folgen. Diesem Risiko kann man entgegenwirken, indem man sich einen zweiten Hersteller sucht, der das entsprechende Produkt direkt produzieren könnte, wenn der andere Hersteller wegfällt. 

Tipp: Bei Freelancern und anderen festen Auftragsvereinbarungen kann man sich selbst und auch die andere Person durch einen Dienstleistungsvertrag vor unerwarteten Ereignissen schützen. Relevante Punkte in so einem Vertrag wären Bezahlung, Arbeitszeit und Kündigungsfrist. 

Fazit – Mehr freie Ressourcen durch Outsourcing

Bei jedem wachsenden Unternehmen werden die Themen Outsourcing und Mitarbeitersuche früher oder später relevant, da die anfallenden Aufgaben die eigenen Kapazitäten übersteigen. Spätestens dann sollte man sich Hilfe in den Bereichen des operativen Tagesgeschäfts suchen. 

Dafür stehen Agenturen, Freelancer oder virtuelle Assistenten zur Verfügung, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Besonders wertvoll für das Unternehmen sind jedoch Freelancer, die viel Motivation mitbringen und Stück für Stück in den Workflow des Unternehmens eingearbeitet werden. Das funktioniert besonders gut, wenn man bereits eine eigene Community aufgebaut hat. 

Agenturen haben den Nachteil, dass man immer mit einem Vermittler kommuniziert, Workflows bereits festgelegt sind und man außerhalb gängiger Geschäftszeiten keine Erreichbarkeit erwarten kann. Im Gegenzug verfügt eine professionelle Agentur über einige Mitarbeiter und dementsprechend viel Fachwissen. Hier gilt es im Vorfeld zu prüfen, welche Erfahrungen andere Unternehmen mit der Agentur gemacht haben. 

Für kleinere Aufträge, wie z.B. Bildbearbeitung, Logo-Erstellung oder Verpackungsdesign gibt es inzwischen unzählige Plattformen, auf denen professionelle Grafiker ihren Service zu teilweise sehr günstigen Fixpreisen zur Verfügung stellen. Beliebte Anlaufstellen sind u.a. Fiverr oder 99Designs. 

Durch das Internet und die zahlreichen Plattformen ist Outsourcing so einfach und günstig wie noch nie, weshalb auch junge Unternehmen relativ schnell auf entsprechende Angebote zurückgreifen können. Als Unternehmer ist man für die Arbeit am Unternehmen zuständig, während interne Workflows und Prozesse von einem selbst abgekoppelt sind. Durch Outsourcing und Tools kann man diesen Punkt ziemlich schnell erreichen und sich ganz auf das langfristige Wachstum des Unternehmens konzentrieren.


FAQ – Häufig gestellte Fragen


Was ist Outsourcing?

Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von Aufgaben an externe Unternehmen, Freelancer oder Dienstleister.

Was sind die Vor- und Nachteile von Outsourcing?

Werden Aufgaben an Experten oder Unternehmen mit umfangreichen Ressourcen outgesourct, steigert sich die Qualität der Arbeit und die zeitlichen Kapazitäten im eigenen Unternehmen werden frei. Auf der anderen Seite kann Outsourcing zu Kontrollverlust, einer erhöhten Fehleranfälligkeit oder sogar Abhängigkeit führen. 

Was kostet Outsourcing?

Outsourcing ist in allen Preisklassen möglich. Die Preise für Freelancer und Unternehmen unterscheiden sich stark. Beeinflussende Faktoren sind u.a. Fachwissen und Erfahrung, Equipment, Nachfrage, Branche oder Land.


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