ProductIP: Erfahrungen mit dem Produktkonformitäts-Service

Wenn Ware nach Europa importiert wird, unterliegen diese immer gewissen Sicherheitsrichtlinien und Bestimmungen. Eine davon ist das sogenannte Produktsicherheitsgesetz, welches den Markteintritt von neuen Produkten nur gestattet, wenn diese bei bestimmungsgemäßer Verwendung weder die Sicherheit, noch die Gesundheit der Verbraucher schädigen. Bei einigen Produkten ist das noch relativ einfach zu überprüfen, bei Lebensmitteln, Spielzeug oder Elektronikprodukten sieht es schon ganz anders aus. Hier müssen oft unzählige Normen, Richtlinien und Gesetze eingehalten werden, weshalb sich kleinere Onlinehändler nur selten an solche Produkte wagen. 

Aber wieso muss sich eigentlich der Importeur um die Produktsicherheit kümmern? Sobald man Waren unter eigenem Namen nach Deutschland bzw. in die EU importiert, gilt man offiziell als Hersteller der Produkte. Das macht auch Sinn, denn könnte man den ursprünglichen Hersteller zur Verantwortung ziehen, müsste dieser sich ja bei jedem internationalen Kunden über die jeweiligen Bestimmungen des Landes informieren. Natürlich ist es so, dass die meisten Hersteller viele Kunden in Europa haben und sich über die Gesetze im Klaren sind. Trotzdem ist es Aufgabe des Importeurs, die entsprechenden Nachweise zu sammeln und ggf. weitere Prüfungen durchzuführen. 

Daher stehen viele Seller bei ihrem ersten Import vor einem Fragezeichen, denn woher soll man wissen, welche Dokumente erforderlich sind und wie prüft man die Gültigkeit der vom Hersteller vorgelegten Zertifikate?

Es kann immer vorkommen, dass man von einem weniger seriösen Hersteller gefälschte Dokumente bekommt. Das schwierige: anhand der Optik ist eine Fälschung für den Laien nicht vom Original zu unterscheiden. Diese und viele weitere Probleme löst ProductIP und schafft Licht im Zertifikate-Dschungel.  

Was genau ist Product Compliance Management?

Wenn man viele Produkte auf den Markt bringt und es sich dabei vielleicht auch noch um Spielzeuge, Flüssigkeiten oder Elektronikprodukte handelt, kann die Erfüllung aller Auflagen schnell zu einem sehr unübersichtlichen Prozess werden. Ohne eine klare Ordnerstruktur sowie einem funktionierenden Workflow ist die Zusammenarbeit mit mehreren Herstellern für viele Produkte kaum möglich. Kümmert man sich darum nicht, wird es problematisch, wenn plötzlich die Prüfbehörde vor der Tür steht und man ein wichtiges Dokument nicht vorweisen kann. Stellt sich bei einer Nachprüfung heraus, dass das Produkt eine wichtige Richtlinie nicht erfüllt, wird einem der weitere Verkauf des Produktes wahrscheinlich untersagt und es kann sogar zu einem Rückruf kommen. Ein Warenrückruf ist mit unglaublichem Aufwand und hohen Kosten verbunden. Alleine für die öffentliche Ankündigung Teil zahlt man um die 70.000 €. 

Als Unternehmen im E-Commerce braucht man also ein funktionierendes Compliance-Management, welches sich um die Einhaltung aller Richtlinien für alle Produkte kümmert. Mit dem Service von ProductIP ist genau das möglich, egal ob man kleiner Seller mit einem Produkt oder großes Unternehmen mit hunderten Produkten ist. Über ein Dashboard kann man alle wichtigen Schritte im Compliance Management durchführen, und das zu einem vergleichsweise günstigen Preis. 

Welche Aufgaben gehören eigentlich dazu? 

Der erste wichtige Schritt ist erstmal herauszufinden, welche Anforderungen an das entsprechende Produkt gestellt werden. Dabei handelt es sich aber nicht unbedingt um Prüfberichte oder Zertifikate, denn auch Bedienungsanleitungen, Warnhinweise auf der Verpackung oder sonstige Kennzeichnungen können erforderlich sein.  

Sobald alle Richtlinien klar sind, kann man sich an die Herstellersuche machen bzw. bereits ausgewählte Hersteller nach den Dokumenten fragen. Diese werden einem entweder alle oder ein paar Nachweise schicken, die nun auf ihre Gültigkeit überprüft werden müssen. Wenn ein wichtiges Dokument fehlt, man sich aber bereits für den Hersteller entschieden hat, muss man das Produkt selbst in einem Labor auf die entsprechende Norm testen lassen. Das ist im Amazon FBA Bereich ein üblicher Schritt und kostet je nach Zertifikat und Umfang meist einen dreistelligen Betrag. Schlussendlich hat man alle wichtigen Nachweise zusammen und in einem Technical File sauber aufbereitet. Das Technical File ist eine Ordnerstruktur, die für jedes Produkt angelegt wird und alle Product Compliance Dokumente  beinhaltet.  

ProductIP ist ein Service, mit welchem sich jeder dieser Schritte übersichtlich der Reihe nach durchführen lässt. Auch kleinere Seller können bereits für 80 € ein Technical File erstellen, welches alle notwendigen Anforderungen für das eingegebene Produkt beinhaltet. Dabei hat man immer die Möglichkeit, mit Experten von ProductIP zusammenzuarbeiten, um wirklich auf Nummer sicher zu gehen oder ein Großteil des Compliance Management outzusourcen. 

Product Compliance für Onlinehändler

Dieses Kapitel richtet sich an alle, die vielleicht noch gar nicht verkaufen oder erst 1-2 Produkte auf dem Markt haben. Für einfache Produkte, also zum Beispiel Geschirr, Kerzenständer oder Schneidebrettchen, sind die Richtlinien wirklich überschaubar und man braucht nicht viel Geld, um diese einzuhalten. Sicherheitsanforderungen sollen schließlich die Sicherheit der Verbraucher gewährleisten und nicht den Herstellern das Leben schwer machen. Da heißt, je weniger Risiko von einem Produkt ausgeht, desto schneller kann die Product Compliance abgehakt werden. Die meisten einfachen Produkte fallen unter die folgenden Richtlinien: 

• LFGB: Das LFGB-Zertifikat gilt für alle Produkte, die mit Lebensmitteln und / oder Schleimhäuten in Berührung kommen. Hier wird also überprüft, ob das Produkt irgendwelche schädlichen Stoffe enthält. Die Kosten für eine eigene Produktprüfung liegen für einer LFGB Prüfung bei 400 – 2.000€.  

• REACH: Der REACH-Test trifft für alle Produkte zu, bei denen in der Produktion mit Chemikalien gearbeitet wurde. Hiervon ist so gut wie jedes Produkt betroffen. Die Kosten hierfür liegen bei etwa 20 – 500€. 

• FSC: Bei Produkten aus Holz geht es nicht um Produktsicherheit und gefährdende Stoffe, sondern um den nachhaltigen und legalen Abbau von Holz. Mit einer FSC Prüfung und dem Logo weist man nach, dass man diese Anforderungen erfüllt und ressourcenschonend produziert.

Die meisten einfachen Produkte können mit diesen Zertifikaten abgedeckt werden. Wird es komplexer, kommen noch CE und RoHS dazu. RoHS gilt für alle elektronischen Produkte, während CE noch diverse Unterkategorien hat. Die CE-Kennzeichnung ist nämlich kein spezifisches Zertifikat, sondern regelt die Einhaltung der geltenden Sicherheitsrichtlinien für diverse Produkte. CE ist der Überbegriff für verschiedene Normen, die für unterschiedliche Produkte gelten.

Für FPP2-Masken gibt es beispielsweise die in Europa erforderliche Norm EN149:2001+A1:2009, mit der die wichtigen Eigenschaften einer medizinischen FFP2-Maske festgehalten werden. Ist diese Norm erfüllt, kann dies mit einem CE-Zeichen auf dem Produkt bestätigt werden. 

Auch wenn Einhaltung von Richtlinien für einfache Produkte eher übersichtlich ist, kann die Erstellung eines Technical Files über ProductIP nicht schaden. Oft gibt es doch noch Anforderungen, die man am Anfang übersehen hat. Wie man genau mit ProductIP arbeitet und sein erstes Technical File erstellt, wird in den nächsten Abschnitten Schritt für Schritt erklärt: 

Services von ProductIP im Überblick 

ProductIP ist ein Compliance Tracking System, das den Workflow für Product Compliance Manager bzw. Händler im Amazon FBA Bereich und E-Commerce enorm erleichtert. Innerhalb von wenigen Minuten erhält man nach Eingabe seines Produktes ein vollständiges Technical File mit allen erforderlichen Richtlinien und Nachweisen.

Abgedeckt werden dabei je nach Auswahl Länder aus EU und EFTA. Jetzt kann durchgeprüft werden, ob die Hersteller die jeweiligen Nachweise erbringen können. Auch das geht automatisiert, da man seinen Produzenten einen Link schicken kann und dieser die Dokumente selbstständig ins Tool hochlädt. Persönliche Anforderungen an Produkte oder Teile der Lieferkette können ebenfalls in den Workflow integriert werden. Das betrifft z.B. die Einhaltung sozialer Standards von Herstellern. 

ProductIP funktioniert für kleinere Kunden nach dem Prepaid-Prinzip. Das heißt, man kauft Credits, die man innerhalb der Plattform für bestimmte Services ausgeben kann. Die Erstellung eines Technical Files kostet beispielsweise 2 Credits, also 80 €. Für die weiteren Arbeitsschritte fallen nur Kosten an, wenn man den persönlichen Service von ProductIP dazubucht. Dafür gibt es verschiedene Optionen: 

• Fast Mode: Dieser Service beinhaltet die Erledigung aller Arbeitsschritte. Man selbst muss sich also um fast nichts mehr kümmern. Die Hersteller werden kontaktiert, die Zertifikate geprüft und den Anforderungen im Technical File zugeordnet. Dauer: ca. 6 Wochen / Kosten: 560 €

• Connect: Betrifft nur die Kommunikation mit neuen Herstellern. ProductIP kontaktiert diese und erklärt, warum welche Anforderungen notwendig sind. Sobald die Hersteller mit dem Upload von Dokumenten beginnen, kümmert man sich wieder selbst um die weiteren Schritte. Kosten: 160 € 

• Review: Mit diesem Service kann man sein Technical File nochmal von einem Experten überprüfen lassen. Dieser schaut, ob wirklich alle notwendigen Dokumente vorhanden sind und auch wirklich relevant für die Anforderungen sind. Wenn noch etwas fehlt, werden einem die weiteren Arbeitsschritte erklärt und man erhält noch eine zweite Prüfung, sobald diese Schritte vollständig abgearbeitet sind. Kosten: 320€

• Organize: Hier übernimmt ProductIP die Aufgaben nach der eigentlichen Kommunikation mit dem Supplier. Das betrifft die Prüfung und Einordnung der eingehenden Dokumente in das Technical File. Kosten: 400 € 

• Champ: Für Produkte mit chemischen Inhaltsstoffen gibt es eine eigene Plattform namens Champ. Der Zugang beinhaltet umfangreiche Datenbank mit Informationen zu chemischen Substanzen. So kann man ermitteln, ob es Risikostoffe gibt und wie man diese testet. Kosten für d. Zugang: 80€

Es gibt noch ein paar zusätzliche Möglichkeiten, die sich aber eher für komplexe Produkte und erfahrene Händler eignen. Dazu gehören z.B. die Prüfung von Bedienungsanleitungen und Labeln oder Seminare zu Product Compliance & Risk Assessment. Kostenlos verfügbar ist ein Blog, der umfangreiche Informationen zu vielen Themen im Bereich Product Compliance bietet. 

Technical File mit ProductIP erstellen

Bevor es losgeht, braucht man einen Account bei ProductIP. Dieser kann kostenlos unter Sofortregistrierung erstellt werden. Für die Erstellung des Technical File müssen nun 2 Credits gekauft werden. Diese kosten 80 € und können im Mitgliederbereich oben rechts unter 0 Credits > Guthabenpunkte aufladen bestellt werden. Sobald die Credits gutgeschrieben wurden, kann man mit der Erstellung eines Technical Files beginnen. Im folgenden Beispiel geht es um das File für eine Powerbank mit Solarfunktion. 

1. Im Mitgliederbereich auf Create a new Technical File klicken. 
   
2. Es öffnet sich ein Formular, in welches die Basisdaten eingegeben werden können. Pflichtfelder sind Name, Markteintrittsdatum (Tag der Verzollung) und Artikelnummer. Letzteres ist eine fiktive Zahl, die vom Verkäufer selbst festgelegt werden kann. Zusätzlich können Informationen zum Workflow, dem Hersteller oder dem Kunden hinzugefügt werden. 

3. Nun öffnet sich eine Auswahl mit verschiedenen Ländern. Hier werden alle geplanten Vertriebsländer angekreuzt. z.B. Deutschland und Österreich.
   
4. Jetzt wird das Produkt in die richtige Kategorie eingeordnet. Dafür den Produktnamen auf Englisch in die Suchleiste schreiben und anhand der verschiedenen Vorschläge die richtige Kategorie auswählen. Insgesamt können 3 Kategorien hinzugefügt werden. Wenn für das Produkt noch keine Kategorie zur Verfügung steht, kann man PROVISIONAL auswählen und ProductIP kümmert sich in ein paar Tage um die richtige Einordnung. 

5. Die weiteren Fragen sind ziemlich selbsterklärend. Hier muss nochmal beantwortet werden, ob individuelle Anforderungen vorliegen. Dazu gehören z.B. Patente oder Anforderungen an gewisse Arbeitsstandards. Zum Schluss wird das Dokument über Create Technical File erstellt.

Im Technical File gibt es verschiedene Menüpunkte. Zunächst landet man auf der Produktseite, auf der man eine allgemeine Übersicht zum Produkt sieht. Dort findet man auch einen QR-Code, unter welchem man relevante Details (z.B. Zertifikate) veröffentlichen kann. Dieser Code kann zum Beispiel auf die Verpackung gedruckt werden. Der zunächst wichtigste Punkt sind aber die Anforderungen, die man unter Requirements findet.

Die verschiedenen Anforderungen sind in ihre jeweiligen Kategorien einsortiert und mit einer Risikoklasse versehen. Diese steht rechts in der Spalte Category. Je weiter vorne der Buchstabe im Alphabet ist, desto wichtiger ist auch die Anforderung. Jetzt geht es darum, nach und nach alle wichtigen Anforderungen zu erfüllen und die entsprechenden Dokumente zu sammeln. In der Spalte Required Documents steht nochmal genau, in welcher Form die Anforderung zu erfüllen ist. Ist man sich trotzdem noch unsicher, bekommt man mit Klick auf das Fragezeichen umfangreiche Informationen zu den jeweiligen Dokumenten.

Die ersten Punkte im Beispielbild zur Powerbank sind z.B. schnell erledigt. Hier geht es hauptsächlich um allgemeine Informationen zum Produkt, die einem jeder Hersteller schnell schicken kann. Entsprechend werden diese Infos erst am Ende ausgefüllt. Auch die Informationen zu Markings, Labels etc. betreffen das physische Produkt direkt und können erst während der Produktion erfüllt werden. Wichtig sind also vor allem die Testberichte, die im Vorfeld vom Hersteller bereitgestellt werden sollten. 

Unter dem Menüpunkt Documents > Upload Documents können die jeweiligen Dokumente hochgeladen und einer Anforderung zugeordnet werden. Wenn einem die Dateien noch nicht zur Verfügung stehen, kann man seinen Hersteller über Invites > Request Documents eine Nachricht schreiben und notwendige Dokumente anfordern. Der Hersteller kann diese anschließend direkt in das technische File laden und hat zusätzlich eine genaue Übersicht über alle Anforderungen. 

Sobald Dokumente hochgeladen wurden, müssen diese den Anforderungen im Technical File zugeordnet werden. Das geht automatisiert unter Documents > Klick auf das Dokument > Match It!™️ to Requirements. Hierbei handelt es sich um Tool, welches die Informationen aus dem Dokument herausliest und einer Anforderung zuordnen kann. Wenn nichts gefunden wurde, kann man das Dokument auch manuell zuordnen.

Unter Edit Metadata lassen sich weitere  Informationen zum Prüflabor und der Gültigkeit des Zertifikats eintragen. Bevor man ein Dokument final mit einer Anforderung verknüpft, sollte man die Gültigkeit des Dokuments prüfen, also ob es sich ggf. um eine Fälschung handelt. Wie man prüft, ob ein Zertifikat gültig ist oder nicht, wird in diesem Artikel zum Thema Zertifikate für Onlinehändler erklärt: Wichtige Zertifikate für Amazon FBA: Alles was du wissen musst!

Nachdem die Gültigkeit überprüft ist, kann das Dokument in das Technical File integriert und mit einer Anforderung unter Requirements verlinkt werden. Dazu die entsprechende Anforderung auswählen und unten auf Link to Documents klicken. Mit Klick auf Save & Fulfill wird der Vorgang abgeschlossen und der Punkt wird als erledigt markiert. Anforderungen, für die keine Dokumente erforderlich sind, können auf der rechten Seite unter dem Icon neben EU manuell abgehakt werden. 

So wird die Liste nach und nach abgearbeitet. Sobald alle Dokumente zugeordnet sind, muss im Falle eines vorhandenen CE-Zertifikats noch die Konformitätserklärung erstellt werden. Dabei handelt es sich um ein Dokument, in welchem man selbst bestätigt, dass alle Richtlinien nachweisbar geprüft wurden. Ist eine Konformitätserklärung notwendig, gibt es unter Requirements den Punkt CE Declaration. Nach dem Klick öffnet sich ein Feld, in welches man 1-2 Namen eingeben kann. Hier müssen die verantwortlichen Personen für das Untrnehmen eingetragen werden. Beim Einzelunternehmen ist das der eigene Name. Jetzt ist die Ware bereit für die Verzollung und kann unbesorgt in Deutschland verkauft werden. 

Fazit – Erfahrungen mit Product IP

Zertifikate, Richtlinien und Sicherheitsanforderungen gibt es wie Sand am Meer. Das wirkt auf viele Unternehmer erstmal abschreckend. Die gute Nachricht ist, für die meisten gewöhnlichen Produkte sind die Anforderungen nicht besonders kompliziert. Erst, wenn das Produkt selbst ein Risikofaktor darstellt oder eine Fehlfunktion schwerwiegende Folgen haben könnte, werden die Anforderungen etwas komplexer. Da mit komplexeren Produkten auch ein höheres Startkapital einhergeht, kommen diese Produkte für die meisten Neugründer ohnehin eher weniger infrage. 

Es ist wichtig zu verstehen, dass Zertifikate nicht nur den Kunden, sondern auch den Händler schützen. Wenn beispielsweise etwas passiert und das Produkt entspricht allen Anforderungen, lässt sich die Verantwortung schwerer ermitteln, als wenn dem Händler ein wichtiges Zertifikat fehlt. Ein vollständiges Technical File schützt also Verbraucher und Händler zugleich. Das ist natürlich besonders wichtig, wenn die Produkte etwas komplexer werden.  

Abgesehen von Lebensmitteln kann man wirklich in wenigen Minuten für so gut wie jedes Produkt ein Technical File mit allen Anforderungen erstellen und verwalten. Bei individuellen Fragen steht einem immer ein Ansprechpartner zur Verfügung, der auch auf Stundenbasis gebucht werden kann. Das Preismodell ist besonders für Neugründer interessant, denn es gibt keine versteckten Abo-Kosten für die Nutzung von ProductIP oder des Technical File.

ProductIP kann also guten Gewissens in den Sourcing Prozess für neue Produkte integriert werden. Auch wenn es simple Produkte sind, für 80 € nochmal auf Nummer sicher zu gehen und langfristig über neue Gesetze und Auflagen informiert zu werden, ist es auf jeden Fall wert.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

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